Traject beleidsplan 2024-2028

In 2021-2022 stelde de Vlaamse erfgoedbibliotheken vzw haar beleidsplan 2024-2028 op. We deden dit via een participatief traject zodat we konden inspelen op de noden die leven in de sector en konden afstemmen met diverse partners.

Een participatief beleidsplan

2022 stond bij de Vlaamse Erfgoedbibliotheken - net zoals bij veel erfgoedorganisaties - in het teken van een nieuw beleidsplan voor de volgende subsidieperiode 2024-2028. Zo’n beleidsplan legt de krijtlijnen van onze dienstverlening voor de volgende vijf jaar vast. Bovendien is dit plan waarop de Vlaamse overheid zich baseert om te bepalen welke werkingssubsidie onze organisatie de volgende beleidsperiode krijgt.

We betrekken graag zo veel mogelijk belanghebbenden bij onze werking, en in het bijzonder bij het opstellen van ons beleidsplan. Dat zijn in de eerste plaats alle organisaties die bibliothecair erfgoed beheren. Maar we denken uiteraard breder. De landelijke dienstverleners, erfgoedcellen, FARO, VVBAD, meemoo en vele anderen waren onze gesprekspartners tijdens dit beleidsplanningsjaar. 

Noden in kaart brengen

Bij de Vlaamse Erfgoedbibliotheken willen we onze dienstverlening zoveel mogelijk op maat van de sector vormgeven. Daarom bevroegen we de sector intensief. 

Tijdens het Overlegplatform 2021 dachten de aanwezige erfgoedprofessionals na over de noden in het veld. Die input vormde mee de basis voor een online nodenbevraging die we opstelden i.s.m. FARO. We vroegen aan 161 zeer uiteenlopende organisaties die bibliothecair erfgoed beheren om deel te nemen. Maar liefst 47 (29%) dienden de uitgebreide vragenlijst in. We verwerkten alle antwoorden in een nodenrapport, dat vrij raadpleegbaar is.

In het najaar organiseerden we tot slot twee focusgroepen met deelnemers uit uiteenlopende organisaties om de inzichten uit de bevraging te verdiepen. Ook voerden we individuele gesprekken met alle erkende erfgoedbibliotheken. 

Omgevingsanalyse

Een omgevingsanalyse synthetiseert naast de noden in het sector ook de stand van zaken in het veld en de tendensen in de samenleving. We vroegen daarom de sector ook naar welke maatschappelijke evoluties het veld van bibliothecair erfgoed de komende jaren zouden beïnvloeden. Daarnaast stoffeerden onze medewerkers de omgevingsanalyse vanuit hun ervaring uit het veld, eigen expertise en publicaties zoals De blik vooruit (FARO 2022). Uit deze omgevingsanalyse kwam de sector bibliothecair erfgoed naar voren als een diverse sector die veelzijdig erfgoed beheert, maar die kampt met structurele financiële en personele behoeften, en heel wat concrete noden heeft. 

Interne en externe evaluatie

Een tweede belangrijke bouwsteen was de evaluatie van onze huidige werking, zowel de dienstverlening naar de sector toe als onze interne werking. Op de vermelde inspraakmomenten konden collectiebeheerders ook feedback geven over onze dienstverlening. Hieruit bleek grote waardering voor reeds lopende projecten zoals onze online databanken en voor onze initiatieven zoals de collegagroepen, waarin beheerders van bibliothecair erfgoed elkaar kunnen leren kennen en ervaring uitwisselen. Het team en het bestuur evalueerden de interne werking. Het bestuursorgaan gebruikte de tool ‘Goed Bestuur’, het team een aangepaste versie van ‘quickscan’ van FARO. Beide evaluaties waren positief. De verbeterpunten namen we mee in het beleidsplan.

Afstemming

Voor een vernetwerkte organisatie is samenwerking en afstemming essentieel. Daarom organiseerden we gesprekken met KBR, de intermediaire organisaties FARO, meemoo en VVBAD, de erfgoedcellen en de landelijke dienstverleners Archiefpunt, ETWIE, PARCUM, Cemper, Vlaamse Kunstcollectie en Histories. Behalve afstemming van de dienstverlening stond het verkennen van samenwerkingsmogelijkheden centraal. Zo realiseren we samen een complementair, wederzijds versterkend aanbod ten dienste van het Vlaamse cultureel erfgoed.

Een nieuwe missie en visie

Een planningsteam, bestaande uit de coördinator, twee medewerkers en twee bestuurders, coördineerde het traject. Dit team verzamelde alle informatie en koppelde geregeld terug naar het bestuur en de medewerkers. Samen stelden we een SWOT voor de organisatie op. We namen ook onze fundamenten onder de loep: de vernieuwde missie en visie weerspiegelen nu beter onze toekomstplannen en onze ambitie tot de verdere verbreding van onze werking.

Met trots stellen we voor ...

Midden januari dienden we het resultaat van dit intensieve en erg boeiende traject in bij de Vlaamse overheid. Het beleidsplan 2024-2028 is een gedragen en goed onderbouwd plan, dat beantwoordt aan de concrete noden van onze doelgroep en dat is afgestemd met essentiële belanghebbenden. Tegen oktober 2023 hopen we nieuws te vernemen over onze vooruitzichten.

Veel dank aan iedereen die input leverde tijdens het traject!