Collectiewijzer 2020

De vzw Vlaamse Erfgoedbibliotheken beheert de Collectiewijzer Erfgoedbibliotheken met beschrijvingen op (deel)collectieniveau, een eerste uitgebreide veldtekening van instellingen met bibliothecair erfgoed waarin de collecties globaal beschreven en ontsloten zijn. De informatie is nog steeds erg waardevol, maar niet meer zo up-to-date. De meeste gegevens dateren van 2007. Bovendien is het denken rond deelcollecties en segmentering van erfgoedcollecties het laatste decennium geëvolueerd.

Update en upgrade

Om de databank ook in de komende jaren bruikbaar te houden als ingang op deelcollecties in Vlaamse erfgoedbibliotheken, krijgt de Collectiewijzer een inhoudelijke update en een technische upgrade. De Collectiewijzer Erfgoedbibliotheken wordt de spil van onze informatievoorziening: een tool voor (onder)zoekers, een tool voor collectiebeheerders en een tool voor afstemming rond collectiebeleid, waardering, conservering en digitalisering. De gegevens moeten breed inzetbaar zijn: door integratie met onze andere databanken via onze opendatahub, door koppelingen met de collectiebeheersystemen van erfgoedbibliotheken en als linked open data. 

De realisatie van een vernieuwde collectiewijzer begon binnen het project Wijzer Waarderen en loopt nu verder als zelfstandig project: Collectiewijzer 2020. Dat project omvat twee luiken. Het dataluik zorgt voor de inhoudelijke actualisering, uitbreiding en detaillering van de gegevens in de databank. Het infrastructuurluik zorgt voor de technische vernieuwing van de onlinecatalogus en realiseert functionaliteiten voor open data. De vernieuwde Collectiewijzer zal in de loop van het najaar van 2021 voor iedereen raadpleegbaar zijn.

Missie

De nieuwe Collectiewijzer Erfgoedbibliotheken is:

1. dé gids voor al wie op zoek is naar informatie over collecties in erfgoedbibliotheken.
2. een collectiebeleidsinstrument voor erfgoedbibliotheken zelf.
3. een uithangbord voor de erfgoedbibliothe(e)k(en).

Nieuwe datainfrastructuur

Het datamodel voor de Collectiewijzer brachten we in lijn met het Cometamodel voor het maken van collectiebeschrijvingen. Aanvullend voorziet het in de mogelijkheid om informatie rond collectiebeleid op te nemen, zoals zwaartepunten en acquisitiebeleid. Dat moet nieuwe inzichten voor collectiebeleidsplanning opleveren. Het model is intussen volledig geïmplementeerd in CollectiveAccess, het nieuwe databeheerssysteem.

Om waarderingsresultaten op te slaan baseren we ons, op advies van de FARO-werkgroep ‘Documenteren en registreren van waarderingsresultaten,’ op de SPECTRUM-procedure voor ‘collections review’. Op die manier faciliteren we ook het bewaren van de resultaten van andersoortige collectie-evaluaties, zoals schaderapporten op basis van het UPLA-model.

Nieuwe up-to-date data

We ontwikkelden voor het actualiseren van de data een getrapte aanpak die wordt uitgevoerd in twee fasen. In begin 2020 brachten we de instellingsgegevens up-to-date. Dit leverde een nieuwe veldtekening op van de sector van het bibliothecair erfgoed. Daarna zetten we de beschrijvingen uit de huidige Collectiewijzer over naar de nieuwe databank. 

In 2021 bekijken we samen met de erkende erfgoedbibliotheken op welke manier ze hun deelcollectiebeschrijvingen op de meest efficiënte wijze kunnen invoeren in de databank. Sommige van deze bibliotheken hebben in de afgelopen jaren al heel wat deelcollecties beschreven, maar die gegevens zijn vaak niet gepubliceerd. Ook met onze eigen projecten creëren we zoveel mogelijk synergie, zoals met het MMFC-project, maar in latere fase ook met Abraham 2020 en STCV. Deze projecten voegen deelcollectiebeschrijvingen toe voor de kranten- en handschriftencollecties die ze opnemen in hun databank.

Vanaf 2022 stellen we in een tweede fase zoveel mogelijk collectiebeheerders in staat om zelf hun oude beschrijvingen te actualiseren, te verfijnen en aan te vullen. Om hun hierbij de nodige ondersteuning te bieden starten we een nieuwe collegagroep Collecties, waarin het opmaken van deelcollectiebeschrijvingen één van de terugkerende thema’s zal zijn. Om de Collectiewijzer ook in de toekomst relevant te houden doen we jaarlijks een oproep om gegevens te actualiseren.

Nieuwe website

Tot slot krijgt de website van de Collectiewijzer Erfgoedbibliotheken in 2022 een volledige make-over. De huidige website dateert immers al van 2010. De technische mogelijkheden en de verwachtingen van de gebruikers zijn sindsdien echter sterk geëvolueerd. Met de nieuwe ontsluiting krijgt de Collectiewijzer niet alleen een mooier uiterlijk. In de nieuwe website zal het ook mogelijk zijn om meer fijnmazig de databank te doorzoeken. De ontsluiting wordt gerealiseerd in Omeka S door onze externe partner LIBIS. We hopen de website in het voorjaar van 2022 te mogen voorstellen.