Prisma-werkgroep Collecties
De Prisma‐werkgroep Collecties werd opgestart om binnen het cultureel‐erfgoedveld in Vlaanderen de afstemming te verzekeren van methodieken en standaarden met betrekking tot inventarisering van collecties op (deel)collectieniveau.
Voorgeschiedenis
Naar aanleiding van de problematiek rond de ontsluiting van het eigen collectieregister (nu de Collectiewijzer Erfgoedbibliotheken) voerde de Vlaamse Erfgoedbibliotheek eind 2009 gesprekken met de VVBAD, Archiefbank Vlaanderen en FARO.Uit dit overleg kwam naar voren dat er behoefte was om de huidige praktijk van het inventariseren van collecties op deelcollectieniveau of overkoepelend collectieniveau beter onderling af te stemmen binnen de deelsectoren. Dit zou kunnen door bestaande expertise bij enkele organisaties te consolideren en te delen met andere spelers (zoals de erfgoedcellen) in het kader van hun opdracht rond omgevingsanalyse en het in kaart brengen.
Al snel werd duidelijk dat een kader voor het verzamelen en ter beschikking stellen van collectiebeschrijvingen in Vlaanderen wenselijk is. Deze scope bleek te passen in het Prisma‐traject, een uitgebreide veld‐ en toekomstanalyse van het cultureel‐erfgoedveld in Vlaanderen. Die heeft onder meer als doelstelling nieuwe expertise en methoden te ontwikkelen en te introduceren. FARO nam in maart 2010 het initiatief om binnen het Prisma‐project de werkgroep Collecties op te starten. De Vlaamse Erfgoedbibliotheek neemt hier actief aan deel.
Ontwikkeling van een gezamenlijk model
De Prisma-werkgroep Collecties bestond uit vertegenwoordigers van de diverse subsectoren (zie de lijst van partnerorganisaties hieronder). De doelstelling van de groep was tot afstemming komen op het niveau van aanpak, methoden en modellen (standaarden) bij het inventariseren van collecties op (deel)collectieniveau. Afstemming op het eigenlijke operationele systeemniveau (databanken) behoorde niet tot de directe scope van de werkgroep.
In eerste instantie werd gewerkt aan het uitwisselen van kennis over bestaande collectie‐inventarissen in Vlaanderen en daarbuiten, en het bestuderen van bestaande modellen en standaarden. Een technische subwerkgroep, met vertegenwoordigers van Archiefbank, FARO, PACKED en Vlaamse Erfgoedbibliotheek, werkte vervolgens op basis van de bestaande praktijk en enkele internationale standaarden, een model voor Vlaanderen uit. Dit moet dienen als vertrekpunt voor kwalitatieve, uitwisselbare basisbeschrijvingen op collectieniveau. Het model werd aanvaard door de brede werkgroep in februari 2011.
Het model werd 'Cometa' (collectiemetadata) genoemd en het wordt onder die noemer sinds het najaar van 2011 actief gepromoot door de Vlaamse Erfgoedbibliotheek, FARO en PACKED.
