Hoe begin je aan UPLA?
Wil je UPLA in jouw organisatie toepassen? Dit stappenplan helpt jou op de goede weg.
1. Selecteer collecties
Voor je start met de uitvoering van een UPLA-onderzoek moet je de deelcollecties afbakenen die je wil screenen op schade. Neem in de steekproef alleen deelcollecties op waarvoor je een bewaarbeleid wil ontwikkelen of verfijnen. De omvang en de ouderdom van de collecties doen niet ter zake.
2. Contacteer de Vlaamse Erfgoedbibliotheken
De vzw Vlaamse Erfgoedbibliotheken sluit met alle organisaties die UPLA toepassen een gebruiksovereenkomst af. In onderling overleg maken we afspraken over onder andere:
- De inplanning van de tweedaagse vorming voor de medewerkers die het onderzoek zullen uitvoeren
- De periode waarin het UPLA-onderzoek zal plaatsvinden
- De ontlening van de UPLA-koffer
- De aanlevering van de resultaten van de screening aan de Vlaamse Erfgoedbibliotheken
- Communicatie over het onderzoek
Gebruik het sjabloon om een eigen afsprakennota aan te maken. Bezorg dit voorstel per mail aan upla@vlaamse-erfgoedbibliotheken.be.
3. Stel een UPLA-deskundige aan
Om de kwaliteit van een UPLA-onderzoek te garanderen, bevelen we iedereen aan om een UPLA-deskundige in te schakelen om de screening te begeleiden. Je moet deze deskundige zelf aanstellen en vergoeden voor het geleverde werk. De vzw Vlaamse Erfgoedbibliotheken mengt zich niet in de keuze of de vergoeding van de UPLA-deskundige.
4. Selecteer medewerkers
Je kan in principe elke medewerker (van uitvoerend tot leidinggevend) inzetten om de vorming te volgen en het UPLA-onderzoek uit te voeren. Een UPLA-onderzoek wordt normaal gezien uitgevoerd door een team van twee personen, onder begeleiding van een deskundige.
5. Voer uit
Nadat jouw medewerkers de UPLA-vorming hebben gevolgd en alle praktische afspraken met de UPLA-deskundige zijn gemaakt, kan het onderzoek starten. Download alle UPLA-documenten (handleiding, formulieren, databank) en neem de Schadeatlas bibliotheken bij de hand.
