Hoe pak ik het aan?

Selecteer welke belanghebbenden je betrekt

Om praktische redenen kan je niet alle belanghebbenden laten participeren aan je waarderingstraject. Je moet daarom in functie van je waarderingsaanleiding de afweging maken welke belanghebbenden wellicht het meest toe te voegen hebben aan je waarderingstraject.

Hoeveel dit er uiteindelijk zijn, is voor elk traject anders, maar een minimum van drie belanghebbenden – die liefst verschillende categorieën belanghebbenden vertegenwoordigen - is een must. Daarenboven moet je zeker minimaal één interne en één externe belanghebbende betrekken om een voldoende brede blik te garanderen.

Ga ook na of je selectie belanghebbenden toch enigzins representatief is voor de verschillende groepen van belanghebbenden en dat je – in zoverre haalbaar– verschillende perspectieven, types organisaties enz. aan bod te laten komen.

Bepaal wanneer je hen betrekt

Bepaal in welke fase van het traject je het meest gebaat bent bij de inbreng van de belanghebbeden. Bij het verzamelen van ontbrekende informatie heb je immers wellicht input van andere belanghebbenden nodig dan bij het waarderen van de collectie tijdens een waarderingssessie.

Bereid de sessie voor

Een goede voorbereiding is essentieel.  Kies voor elke groep belanghebbenden de meest aangewezen techniek. Je hoeft uiteraard niet voor elke groep belanghebbenden dezelfde participatietechniek te hanteren of elke groep per se in levende lijve te bevragen.  Soms kan een online enquête volstaan of kan je bepaalde belanghebbenden via de sociale media laten waarderen door foto’s te posten met gerichte vragen erbij.

Meer inspiratie vind je bij Waarderingstechnieken kiezen.

Wees steeds realistisch. Participatief waarderen kost nu eenmaal tijd. Tracht de benodigde tijd correct in te schatting en zorg voor voldoende marge bij het opstellen van de projectplanning zodat je niet plots in acute tijdsnood komt. 

Denk ook aan de praktische kant van de zaak (locatie, catering enz.). 

De ervaringdeskundige waarderen binnen het kernteam heeft hier een essentiële rol te vervullen.

Neem contact op met de belanghebbenden

Een goede kennis van de belanghebbenden is hier cruciaal: op welke media zijn ze actief? Is er een vereniging die je kan aanschrijven om een bepaalde groep belanghebbenden te bereiken? Persoonlijk contact werkt sowieso meer enthousiasmerend dan een meer afstandelijke e-mail of oproep via een nieuwsbrief. 

Geef de belanghebbenden meteen voldoende informatie over wat je wilt gaan doen en hoeveel tijd en/of voorbereiding dit van hen vraagt.

Zo kunnen ze inschatten wat er precies van hen verwacht wordt en bepalen of ze effectief mee willen/kunnen werken aan je waarderingstraject. Probeer in dit verkennend gesprek ook te toetsen welke voorkennis je belanghebbenden over de collectie, over waarderen als concept, over erfgoedzorg … hebben, zodat je echt op hun maat kunt gaan waarderen.

Stuur je plan bij

Nu je weet welke belanghebbenden ook effectief geïnteresseerd zijn om aan je waarderingstraject deel te nemen, zal je mogelijk je oorspronkelijke plan van aanpak moeten bijsturen.

Waar je bijvoorbeeld vooraf had ingeschat dat er een grote respons van een bepaalde groep belanghebbenden zou zijn, en bijgevolg een aparte waarderingssessie had voorzien voor hen, kan dat weinig zin hebben als blijkt dat slechts één iemand van die groep belanghebbenden zich kan/wilt vrijmaken.

Houd de waarderingssessie

Goede afspraken zijn essentieel! Brief dus goed op voorhand over ev. verwachte voorbereiding, de tijd en locatie enz. 

Soms word je immers tijdens een waarderingssessie onverwacht geconfronteerd met een conflict tussen de deelnemers of blijkt de groep eerder passief zodat je weinig reactie krijgt. Een andere keer krijg je net te maken met een bijzonder enthousiaste waardeerder, die echter door haar/zijn geestdrift andere deelnemers afschrikt. Wees je er altijd van bewust dat waarderen een groepsproces is. De dynamiek in de groep bepaalt sterk of je waarderingstraject de gewenste resultaten op zal leveren.

Om dergelijke angels uit het proces te halen wordt een waarderingssessie begeleid door een facilitator. Dit is iemand uit het waarderingsteam, die in principe geen inhoudelijke input levert tijdens het waarderen. Als inhoudelijke buitenstaander kan zij/hij immers gemakkelijker de spelregels op voorhand duidelijk maken en de waardeerders er bovendien op wijzen als deze niet worden nageleefd. Verwacht je problemen, kies dan voor een facilitator met ervaring die voldoende veraf staat van de collectie die je waardeert. Bij de zoektocht naar een geschikte facilitator kan Vlaamse Erfgoedbibliotheken of FARO je zeker helpen.

Om de groepsdynamiek in goede banen te leiden bestaan er heel wat tips en tricks die je kan toepassen. 

Meer weten? Lees onze Eerste hulp bij faciliteren!

Zelfs al probeer je met alles rekening te houden en ben je goed voorbereid, dan nog kan je een waarderingssessie helemaal anders uitdraaien dan verwacht. Elke groep is immers anders. Laat je hierdoor niet ontmoedigen en probeer ook niet alles te controleren. Vaak haal je betere resultaten door de controle een beetje uit handen te geven dan door koste wat kost aan je plan van aanpak vast te houden. Dus ga ervoor en probeer het gewoon! 

TIP: FARO organiseert op geregelde tijdstippen eendaagse vormingen rond groepsdynamica en het omgaan met verschillen, weerstand en conflict.

Na de waarderingssessie

De betrokkenheid van belanghebbenden houdt niet op na een waarderingssessie. Voorzie altijd een terugkoppeling van de resultaten van een sessie (verslag …) naar de waardeerders toe. Zo zien ze dat er ook effectief iets gedaan wordt met hun inbreng en kunnen ze eventuele vergissingen rechtzetten.

Hou hen ook op de hoogte van het verdere verloop van het waarderingstraject. In het geval je waarderingsaanleiding het opzetten van een expo rond de collectie is, denk er dan bijvoorbeeld aan de belanghebbenden uit te nodigen voor de opening van de tentoonstelling!

VEEL SUCCES !

  • Dossierpagina
  • |
  • 19-09-2019