Hoe pak je het aan?

Cross-collectie waarderen is het waarderen van gelijkaardige (deel)collecties over grenzen van verschillende erfgoedbibliotheken heen. Anders gezegd: je waardeert met alle deelnemende instellingen deelcollecties met een vergelijkbare inhoud vanuit eenzelfde oogpunt. 

Je beschouwt hierbij de deelcollecties van alle betrokken erfgoedbibliotheken als één collectie en waardeert die als geheel met alle partners (en eventuele belanghebbenden) samen. Je kiest voor een waarderingscontext die alle partners omvat (Vlaanderen of internationaal, afhankelijk van de waarderingsaanleiding).

Stap 1 : Leg een overzicht van de collectie aan

Elke deelnemende erfgoedbibliotheek maakt een lijst op van haar bezit. Hierin staan steeds een aantal vaste categorieën zoals identificatienummer, auteur, titel, plaats van uitgave en jaar van uitgave. Je kan hier extra informatie aan toevoegen in functie van je waarderingstraject, zoals taal, trefwoord, beschikbaarheid van gedigitaliseerde exemplaren enz. Maak hierover op voorhand goede afspraken met alle deelnemende erfgoedbibliotheken!

Als je deze lijsten samenlegt, bekom je een overzicht van de gehele te waarderen collectie.

Als het resulterende overzicht te omvangrijk is, kan je werken met een steekproef. Hierbij selecteer je uit de totale lijst een aantal willekeurige items die je waardeert. De conclusies extrapoleer je dan naar de gehele collectie. Dit houdt in dat er niet per se even veel items uit het bezit van elke deelnemende partner komen (tenzij je hiervoor bij het nemen van je steekproef corrigeert).

Hoe je een verantwoorde steekproef neemt, lees je in het dossier Grote volumes waarderen.

Stap 2 : Waardeer de collectiekenmerken

Elke erfgoedbibliotheek waardeert de collectiekenmerken apart voor haar eigen deelcollectie, uiteraard wel steeds vanuit dezelfde waarderingsaanleiding en met dezelfde waarderingscontext in gedachten. De meest kenmerken zijn toch specifiek per erfgoedbibliotheek en kunnen dus enkel per instelling beoordeeld worden. Je kan wel tot één oordeel komen door de individuele scores samen te brengen (voor de werkwijze, zie onderaan deze pagina).

De uitzonderingen op deze regel vormen volledigheid, uniciteit en complementariteit.  Aangezien je de collectie als geheel binnen de gekozen waarderingscontext (Vlaanderen of internationaal) beoordeelt, kan je hier in principe samen tot één oordeel komen. Je kan er echter voor kiezen ook deze volledigheid en uniciteit apart te beoordelen, bijvoorbeeld wanneer het doel van het waarderingstraject onderlinge collectie-uitwisseling is.

Een voorbeeld

Zes verschillende museumbibliotheken willen onderling afspraken maken over hun kunsttijdschriften. Elke partner waardeert onafhankelijk de volledigheid en uniciteit van haar collectie. Door de resultaten naast elkaar te zetten wordt snel duidelijk welke onderlinge afspraken en uitwisseling er mogelijk is. Wie de meest volledige collectie heeft, heeft zeker baat bij overleg met een bibliotheek die een vrij onvolledige collectie heeft, zeker als die een aantal unieke stukken bezit.

Tot slot is ensemblewaarde is hier niet altijd relevant, aangezien het hier niet over een deelcollectie gaat die als dusdanig ergens bewaard wordt.

Stap 3: Waardeer de erfgoedwaarden

Aangezien de erfgoedwaarden meestal weinig verschillen tussen de erfgoedbibliotheken, kom je hier per criterium van het waarderingsrooster samen tot één oordeel. Je kan dan de waardering tot één sessie beperken. Dit spaart tijd uit, maar brengt eigen organisatorische uitdagingen met zich mee. Je waardeert dan immers niet ter plekke, maar vanop afstand. De waardeerders kunnen bijgevolg de collectie niet met eigen ogen waarnemen. Je moet dan op zoek naar een manier om de collectie toch aanschouwelijk te maken, bijvoorbeeld door foto's, duidelijke omschrijvingen, digitalisering ...

Soms kan het vanuit je vraagstelling nodig zijn om de erfgoedwaarden toch apart te waarderen, bijvoorbeeld bij collectieafstemming. Het acquisitiebeleid is immers afgestemd op de noden van de gebruikers, die verschillen van instelling tot instelling, en het eigen collectieprofiel. 

Een voorbeeld

We blijven bij het voorbeeld van de museumbibliotheken die onderling afspraken willen maken over hun kunsttijdschriften. Het is immers niet nodig dat iedereen dezelfde titels aankoopt. Toch waardeert elke bibliotheek best apart de erfgoedwaarden, zodat ieder voor zich kan bepalen welke titels het meest/minst op brede interesse bij haar gebruikers kunnen rekenen en welke het best/minst passen in haar collectieprofiel. Als bibliotheek A bijvoorbeeld een titel zeer hoog scoort, terwijl alle andere die laag scoren, dan is het aangewezen dat bibliotheek A depothouder wordt van de titel.

De beoordelingen geef je in in het sjabloon Waardering. Wanneer elke bibliotheek apart waardeert, gebruik je het tabblad Cross-collectie waardering. Het tabblad Waardering gebruik je voor die criteria die je gezamenlijk waardeert.

Spanningsvelden

Er blijven altijd een aantal spanningsvelden bestaan bij cross-collectie waarderen. Hier zijn geen ultieme oplossingen voor. Je bekijkt best samen met het kernteam wat in jouw concrete geval praktisch haalbaar is.

• Hoe bewaak je de coherentie tussen de verschillende individuele waarderingen? Laat je bijvoorbeeld de ‘expert waarderen’ uit het kernteam aanwezig zijn bij alle waarderingen, om ervoor te zorgen dat de criteria bij elke waardering op dezelfde manier verstaan worden?
• Wat met de belanghebbenden? Moeten die bij alle individuele waarderingen dezelfde zijn? Dat betekent heel veel werk voor die belanghebbenden … Of volstaat het om dezelfde ‘types’ belanghebbenden te betrekken?

Wat als de resultaten sterk uiteenlopen?

Als je criteria per bibliotheek apart gaat bepalen, kan het voorvallen dat de scores die de deelnemende bibliotheken toekenden onderling erg uiteenlopen. Dan is het nuttig om dit verder te onderzoeken.

Om objectief te meten of de scores onderling sterk uiteenlopen kan je een aantal statistische gegevens berekenen. Dergelijke spreidings- en centrummaten kan je via een formule in elk spreadsheet-programma laten berekenen, tenzij je met een kwalitatieve waardering werkt. In dat laatste geval kan je sommige waarden handmatig bepalen.

• Gemiddelde = som van alle waarden, gedeeld door het aantal waarden (enkel kwantitatief)
• Mediaan = de middelste waarde, als je alle waarden van laag naar hoog rangschikt (kwantitatief én kwalitatief)
• Modus = de meest voorkomende waarde (kwantitatief én kwalitatief)

In het sjabloon Waardering – tabblad ‘Cross-collectie waarderen’ zijn deze formules (kwantitatief) al opgenomen.

Liggen mediaan, modus en gemiddelde dicht bij elkaar? Dan is er weinig onderling verschil tussen de resultaten. Alle deelnemende erfgoedbibliotheken kwamen dus los van elkaar tot min of meer dezelfde conclusie.

Merk je wel grote afwijkingen op? Dan is het nuttig om dit verder te onderzoeken.

• Je kan hier bijvoorbeeld de standaardafwijking berekenen (enkel kwantitatief). Hoe groter deze waarde, hoe meer de resultaten uiteenlopen.
• Je kan ook het interval weergeven waarin alle resultaten zich bevinden. Hoe breder het interval, hoe meer de resultaten uiteenlopen. Bvb. [1-4]: het laagste resultaat is 1, het hoogste 4 of  [zeer laag-eerder laag]: alle resultaten liggen tussen ‘zeer laag’ en ‘eerder laag’.

Voor die criteria waarvan de standaardafwijking het grootst is/het interval het breedst is, kan je vervolgens nagaan hoe je dit kan verklaren. Ligt dit aan één partner, die bijvoorbeeld een collectie met een bijzonder hoge score voor dit criterium heeft, terwijl alle anderen eerder laag scoren. Of zijn er verschillende partners met afwijkende scores, zowel naar boven als naar onderen toe? En waarom is dit zo?

Een overkoepelende score berekenen

Bij een kwalitatieve waardering

Hier kan je met de mediaan werken.

Alternatief: je zet de kwalitatieve schaal (laag - eerder laag - eerder hoog - hoog) om naar een kwantitatieve (1-2-3-4). Vervolgens kan je gewoon een gemiddelde bereken, zoals hieronder uitgelegd.

Bij een kwantitatieve waardering

Hiervoor bereken je het gemiddelde.

Verschillen de deelcollecties erg van omvang, dan hanteer je best een gewogen gemiddelde. Dit wil zeggen dat je de score gegeven door de erfgoedbibliotheek met de grootste collectie meer laat meetellen in je berekening dan de andere.

Ter illustratie

Je waardeert met drie partners. Bibliotheek A geeft voor sociale waarde een 4, bibliotheek B ook een 4 en bibliotheek C een 1. De collectie van bibliotheek A omvat 100 items, die van bibliotheek B 50 items en die van bibliotheek C 250 items. De bibliotheek met de kleinste collectie (B) krijgt wegingsfactor 1, de collectie van A is dubbel zo groot en krijgt dus wegingsfactor 2 en C krijgt wegingsfactor 5.

	score	omvang	wegingsfactor	gewogen score
Bib. A	4	100 items	2	8
Bib. B	4	50 items	1	4
Bib. C	1	250 items	5	5

Door de score met de wegingsfactor te vermenigvuldigen krijg je een gewogen score. Hiervan kan je het gemiddelde berekenen. Let op: je moet dan de som van alle gewogen scores delen door de som van alle wegingsfactoren!

In dit voorbeeld: (8+4+5) : (2+1+5) = 17 : 8 = 2,125 ~ het gewogen gemiddelde is 2.