Scenario's

Hier vind je enkele mogelijke scenario’s voor een waarderingstraject. Je leest er telkens tips rond de aanpak (methode, met wie …), welke criteria in het bijzonder belangrijk zijn en welke resultaten je best voorop stelt.

Scenario 1

Je wilt samen met enkele andere partners tot collectieafstemming en –afspraken komen rond een bepaalde collectie. Door te waarderen krijg je inzicht in waar de meest waardevolle deelcollecties  zitten en welke deelcollectie het best past in ieders collectieprofiel.

Welke aanpak?

Cross-collectie waarderen is hier noodzakelijk.

Omdat draagvlak hiervoor essentieel is, waarderen de collectiebeheerders van alle partners samen. Het management van elke instelling geeft expliciet het mandaat aan de groep om onderling afspraken te maken.

 

Welke criteria?

Volledigheid, uniciteit en complementariteit zijn erg belangrijke criteria, net zoals herkomst, gebruikswaarde en sociale waarde (o.a. het belang van de collectie voor de eigen erfgoedbibliotheek).

 

Welke resultaten?

Een duidelijk overzicht van de beoordeling per criterium en per instelling is essentieel als basis voor verdere afspraken. 

Voer de resultaten zeker in Collectiewijzer in, zodat ook niet-betrokken erfgoedbibliotheken op de hoogte zijn en eventueel kunnen aansluiten bij de afspraken.

Ook nuttig bij: het opstellen of aanscherpen van je collectieplan (wel: niet cross-collectie), een verhuis naar een kleiner depot waarbij je keuzes moet maken rond herbestemming van waar niet langer plaats voor is (wel: niet cross-collectie)

Scenario 2

Je wilt je collectie digitaliseren, maar beschikt niet over de middelen om alle items te digitaliseren. Je moet dus keuzes maken. Waarderen helpt je om te bepalen welke items/deelcollecties in aanmerking komen én welke items/deelcollecties op de grootste belangstelling kunnen.

Welke aanpak?

Conditie kan je enkel maar inschatten door de collectie in levende lijve te raadplegen. Een uitgebreide UPLA-doorlichting betekent zeker een meerwaarde, indien haalbaar.

Om in te schatten welke items/deelcollecties het meest op publieke belangstelling kunnen rekenen betrek je de voornaamste belanghebbenden in een participatief traject.

 

Welke criteria?

Leg de klemtoon op de collectiekenmerken, in het bijzonder op conditie, complementariteit, uniciteit en volledigheid. Zo kan je bepalen wat voor digitalisering in aanmerking komt.

Om in te schatten wat op de grootste interesse kan rekenen zijn de erfgoedwaarden dan weer van groot belang.

 

Welke resultaten?

Ga voor een overzichtstabel waaruit je snel de prioriteiten kunt halen. Werk met een kleurcode voor elke score (‘traffic light system’) of hanteer een kwantitatieve beoordeling.

Een andere optie is een waarden-conditie matrix, waarin je een algemeen eindoordeel o.b.v. alle criteria (excl. conditie) afzet tegen de conditie:

Ook nuttig bij: het bepalen van prioriteiten voor conservering of restauratie, het opstellen van een beheersplan

Scenario 3

Je wilt je broodheer overtuigen om te investeren in de collectie (bvb. voor restauratie, actief aankoopbeleid, digitalisering …). Een waarderingstraject laat je toe op een vrij objectieve en gedragen manier de waarde van je collectie te onderzoeken en die in de verf te zetten.

Welke aanpak?

Het betrekken van belanghebbenden versterkt je dossier enorm. Participatie is hier dus een echte meerwaarde.

Besteed zeker aandacht aan communicatie! Zo creëer je alvast draagvlak bij het brede publiek.

Een kwantitatieve beoordeling houdt het risico in dat de cijfers zich tegen je keren. Een kwalitatieve beoordeling is hier dus strategisch aangewezen.

 

Welke criteria?

Alle criteria zijn belangrijk, maar zeker gebruikswaarde en sociale waarde zijn belangrijk in het overtuigen van een potentiële financier.

 

Welke resultaten?

Zorg voor een goede waardenstelling, die je als wervende tekst kunt voorleggen aan je bestuur of management.

Een mooie infographic die je via sociale media verspreidt helpt je zeker om de nodige aandacht voor je collectie en haar noden te genereren.

Ook nuttig bij: een subsidieaanvraag voorbereiden, fondsenwerving, promotiestrategie ontwikkelen (vb. voor toerisme)

Scenario 4

Je wilt een collectie die amper geraadpleegd wordt en waarover je ook weinig weet meer valoriseren. Het moeten immers niet altijd dezelfde pronkstukken zijn die met alle aandacht gaan lopen. Door de collectie te waarderen ontwikkel je nieuwe kennis over de collectie en haar potentieel tot verdere valorisatie.

Welke aanpak?

Je werkt hiervoor in de diepte, met experten die het soort materiaal uit de collectie goed kennen. Fase 3.1 in het stappenplan is dus cruciaal net zoals het sjabloon Collectiegegevens, dat je aanpast volgens jouw noden.

 

Welke criteria?

De collectiekenmerken krijgen hier prioriteit, aangezien die kennis nagenoeg nog ontbreekt.

 

Welke resultaten?

Zorg voor een grondig onderzoeksrapport, bij voorkeur ook voorzien van foto’s.

Voeg de nieuw verworven kennis toe aan je catalogus en aan bestaande databanken zoals STCV, Abraham, MMFC enz.

Ook nuttig bij: een schenking aan je erfgoedbibliotheek, kennisborging bij het vertrek van een medewerker

Scenario 5

Je vraagt je af of het nog opportuun is om de collectie nog langer te laten uitlenen. Wanneer je de stukken achteraf terug naar het magazijn brengt, valt het je immers regelmatig op dat ze niet meer in goede staat zijn. Je waardeert je collectie om beter te kunnen inschatten of je indruk correct is en of welke alternatieve pistes voor uitlenen je kan overwegen.

Welke aanpak?

Je collega’s vormen het eerste aanspreekpunt. Door ook gebruikers te betrekken kan je meteen onderzoeken of welke noden zij hebben, zodat je eventueel alternatieven voor uitlening kunt voorstellen.

 

Welke criteria?

Uiteraard is conditie erg belangrijk, maar ook toegankelijkheid, gebruikswaarde, effectief gebruik,  uniciteit en historische waarde.

 

Welke resultaten?

Een helder overzicht van de resultaten aan de hand van kleurcodes (‘traffic light systeem’) stelt je in staat snel beleidsaanbevelingen te formuleren.

De beleidsaanbevelingen soms je op als conclusie bij een beknopt en helder onderzoeksrapport

Ook nuttig bij: andere vormen van risicomanagement, zoals het bepalen van regels rond bruikleen, het bepalen van risico’s n.a.v. een verhuis of een doorlichting van de bewaaromstandigheden in het depot.

Scenario 6

Je wilt de erfgoedwerking van je bibliotheek een nieuwe elan geven en zoekt daarvoor draagvlak. Door je collectie (of een deel ervan) te waarderen breng je mensen samen rond je collectie, geef je hen meer inzicht in wat je allemaal onder je hoede hebt en sensibiliseer je potentiële partners voor publiekswerking.

Welke aanpak?

Hier draait alles rond participatie. Zorg dat je alle relevante belanghebbenden betrekt. Neem hen mee in de collectie, zodat ze die in levende lijve kunnen ervaren. Investeer bovendien voldoende in informele momenten (pauze, lunch …) om te netwerken.

 

Welke criteria?

De erfgoedwaarden staan hier centraal. Ook collectiekenmerken zoals herkomst en uniciteit tonen de eigenheid van jouw collectie aan.

 

Welke resultaten?

Vooral het proces zelf is belangrijk. Maar het is altijd een goed idee om samen naar een resultaat toe te werken. Dit kan een waardenstelling zijn, maar ook een filmpje, podcast, een online tentoonstelling op flandrica.be …

Ook nuttig bij: erfgoedsensibilisering, de uitbouw van een regionale samenwerking, opstart van een vrijwilligerswerking