Stappenplan

Aan waarderen begin je best niet halsoverkop. Een goede waardering vraagt tijd, een doordachte aanpak en een goede planning. De volgende stappen bieden je een leidraad.

Vlaamse Erfgoedbibliotheken staat altijd voor je klaar om je met raad en daad bij te staan! Neem contact met ons op.

Snel naar: 

stap 1 | stap 2 | stap 3 | stap 4

Liever het stappenplan in een handig overzicht? Download de pdf-versie! 

STAP 1

1.1  Weet wat je wil gaan waarderen en waarom

Zorg dat je heel helder weet welke (deel)collectie je wilt waarderen en waarom. Je waarderingsaanleiding bepaalt immers de rest van je traject. Ga uit van bestaande behoeften. Hoe nauwkeuriger je je aanleiding formuleert, hoe makkelijker je tijdens het waarderen zelf bij de les blijft. Zo kom je tot het beste resultaat.

Een verkennend onderzoek van de noden in je erfgoedbibliotheek en het potentieel van een waarderingstraject vormt dus het startpunt van elk traject. Wees hierbij realistisch in de afbakening van je (deel)collectie en hou rekening met de beschikbare tijd en middelen en wat je wel/nog niet weet over de collectie.

Wat als je nu toch een erg omvangrijke collectie wilt waarderen? Neem een kijkje in het inspiratiedossier Grote volumes waarderen!

Vervolgens bepaal je welke waarderingscontext voor je traject het meest relevant is en kies je of cross-collectie waarderen zinvol is of niet.

Zie ook Knopen om door te hakken.

1.2 Stel het kernteam samen

OF: Waarderen doe je niet alleen (deel 1).

Doorheen het hele traject word je bijgestaan door een beperkt team. Dit kernteam helpt je bij het uittekenen, coördineren en documenteren van het traject. De leden leveren ook een belangrijke inhoudelijke bijdrage, bijvoorbeeld via deelname aan de waarderingssessie (zie lager) of het schrijven van de rapporten, waardenstelling, beleidsadviezen enz.

Idealiter bestaat het kernteam uit minimaal 3 personen en komt zeker één lid van het team niet uit de collectiebeherende erfgoedbibliotheek. De leden zijn gekozen omwille van hun kennis van de collectie en/of waarderen of omdat ze een belangrijke invalshoek bieden op de betekenis van de collectie.

Opgelet! Bij cross-collectie waarderen kan de samenstelling van het kernteam afwijken van deze opzet. Lees hierover meer in het inspiratiedossier Cross-collectie waarderen!

De collectiebeherende erfgoedbibliotheek – en in sommige gevallen de eigenaar van de collectie (bv. in geval van schenking) – geeft expliciet het mandaat aan het kernteam om met het waarderingstraject van start te gaan.

   Alle info uit stap 1 verzamel je in het sjabloon Projectomschrijving.

STAP 2

2.1 Kies de methodiek

Bepaal als kernteam welke methodiek het best past vanuit de waarderingsaanleiding. Wie kiest voor de methodiek die Vlaamse Erfgoedbibliotheken ontwikkelde, moet zelf nog een aantal knopen doorhakken rond de criteria en hun relatieve belang, de wijze van beoordelen (kwantitatief of kwalitatief) en het gewenste resultaat.

   Deze info verzamel je in het sjabloon Methodiek.

Zie ook Knopen om door te hakken.

2.2 Identificeer de belanghebbenden

OF: Waarderen doe je niet alleen (deel 2).

Bij waarderen onderzoek je de diversiteit aan betekenissen die een collectie voor verschillende groepen in de samenleving heeft. Dit betekent dat je de stemmen van deze groepen - ook wel belanghebbenden genoemd - hoort en erkent.

Identificeer daarom met het kernteam eerst de belanghebbenden.

Hoe je dit concreet aanpakt lees je in het inspiratiedossier Participatief waarderen!

2.3 Stel het projectplan op

Leg de aanpak vast met het kernteam. Bekijk welke informatie er al voorhanden is en welke kennis je nog moet verzamelen om te kunnen waarderen. Maak een concrete planning en bereid de waarderingssessies (zie hieronder) voor. Verlies hierbij de praktische kant van de zaak niet uit het oog (locatie, catering enz.). Stel ook een communicatieplan op.

Nuttige communicatietips vind je in het inspiratiedossier!

2.4 Stel het waarderingsteam samen

OF: Waarderen doe je niet alleen (deel 3).

Het waarderingsteam voert de effectieve waardering uit tijdens een waarderingssessie. Het bestaat uit een vertegenwoordiging van de belanghebbenden van het erfgoed, aangevuld met een of meerdere leden van het kernteam.

Neem tijdig contact op met alle betrokken partijen en maak goede afspraken.

Stap 3

3.1 Verzamel de nodige informatie

Breng alle beschikbare kennis over het erfgoed samen. Denk eraan dat je deze kennis niet enkel in secundaire literatuur vindt, maar ook in databanken, beleidsdocumenten, gebruiksstatistieken, de hoofden van de collega’s ….

Het kan gebeuren dat je, ondanks al je inspanningen, vaststelt dat sommige gegevens gewoon niet voorhanden zijn. Neem dit zeker mee in het traject. Het duidt vaak op het ontwikkelpotentieel van je collectie en kan een belangrijk argument zijn bij beleidsaanbevelingen.

   Het sjabloon Collectiegegevens biedt hier een vertrekpunt.

3.2 Houd de waarderingssessie(s)

In de waarderingssessieonderzoek je met het waarderingsteam de collectie aan de hand van de gekozen criteria. Hoe je dit precies aanpakt, is voor elk waarderingstraject anders. De beste resultaten haal je immers met een waarderingssessie op maat van de deelnemers. Een goede voorbereiding door het kernteam is hierbij cruciaal!

Tip! Zorg dat iedereen zeker hetzelfde verstaat onder de criteria. Zo vermijd je discussie tijdens de sessie en voorkom je dat je steeds op dezelfde punten terugkomt.

Soms worden er meerdere sessies gehouden, bijvoorbeeld omdat de collectie te uitgebreid is voor één sessie of omdat je verschillende groepen belanghebbenden apart wil laten waarderen.

Wie waardeert, werkt met mensen. En wanneer mensen in groep samenkomen, ontstaat een eigen dynamiek. Wees je hiervan bewust en hou hier rekening mee.

Documenteer de sessie tot slot grondig. Dit bespaart je veel werk achteraf bij het neerschrijven van de resultaten.

   Geef je resultaten in in het sjabloon Waardering.

Meer over waarderingstechnieken kiezen of tips over omgaan met groepsdynamiek!

3.3  Schrijf de verslagen, rapporten enz.

Stel met het kernteam de verslagen van de waarderingssesie(s) op. Koppel zeker terug naar het waarderingsteam. Zo kunnen zij bijsturen indien er misverstanden in geslopen zijn of indien de formulering niet voldoende helder is.  

Als je vooraf een waardenstelling of uitgebreid rapport als resultaat vooropstelde, zorg je hier uiteraard voor. Ook dan is het verstandig om terug te koppelen naar de waardeerders.

   Wie een waardenstelling als resultaat beoogt, kan hiervoor terecht bij het sjabloon Waardenstelling.

Stap 4

4.1 Koppel terug naar je waarderingsaanleiding

Wat heeft het waarderingstraject je geleerd in functie van je waarderingsaanleiding? Welke beleidsadviezen kan je formuleren? Hoe pas je je collectiebeleid aan volgens de conclusies van het traject? Samen met het kernteam formuleer je een antwoord op deze vragen.

Strikt genomen vormt de uitvoering van deze vaststellingen geen onderdeel van een  waarderingstraject. Maar uiteraard is het altijd de bedoeling dat je effectief met de resultaten aan de slag gaat!

4.2 Deel je resultaten

Communicatie loopt als een rode draad doorheen elk waarderingstraject. Maar op het einde van het traject is het des te belangrijker om alle belanghebbenden en deelnemers op de hoogte te brengen van het eindresultaat.

Kies hierbij voor berichtgeving aangepast aan je doelpubliek.  Management-samenvattingen zijn voor het management, nieuwsberichten voor externe belanghebbenden, infographics voor sociale media enz.

4.3 Voer je resultaten in in Collectiewijzer

Zorg voor een duurzame bewaring van je resultaten, zowel binnen je eigen organisatie als binnen de Collectiewijzer Erfgoedbibliotheken. Zo kunnen geïnteresseerden je traject op het spoor komen en weten ze bij wie ze terecht kunnen voor meer informatie.

  Lees de brochure 'Hoe voer ik mijn waarderingstraject in in Collectiewijzer?' 

Naar de Collectiewijzer

----------------------------------------------------------------------------- 

Nog praktische vragen?

Lees onze Tips en Tricks of FAQs

Of snuister in onze inspiratiedossiers!