Eerste hulp bij faciliteren

Praktische tips | Hoe ga je om met ...

Faciliteren is het in de goede banen leiden van een groepsproces. Een facilitator begeleidt een groep zodat die zo goed mogelijke resultaten behaalt. 

Praktische tips

Tip 1

Kader vooraf goed wat je tijdens de waarderingssessie wilt bereiken en hoe je het wilt aanpakken. Spreek een aantal spelregels af met de waardeerders (laat elkaar uitspreken, geef iedereen de ruimte om haar/zijn mening te zeggen ook al ben je het er niet mee eens, blijf bij het onderwerp …). Je kan de waardeerders hierbij ook inspraak geven. Wie mee de regels bepaalt, zal zich er ook beter aan houden.

Het CORPI-model (Context, Objectives, Roles, Procedures, Interaction) is erg nuttig als kader. Je vindt hier online meer over.

Tip 2

Let op de lichaamstaal van de deelnemers. Wie onderuit gezakt naar buiten zit te kijken, voelt zich wellicht niet erg betrokken. Iemand die met zijn ogen rolt wanneer je uitlegt wat je tijdens de waarderingssessie wilt doen, vertoont duidelijk weerstand.

Tip 3

Ga weerstand niet uit de weg, maar benoem dit net en maak het bespreekbaar. Anders wreekt zich dat. Zeker conflicten komen toch altijd boven en zijn dan vaak al geëscaleerd, tenzij je ze tijdig herkent. Zorg voor een veilige omgeving waarin iedereen zich durft uiten. Zo krijg je weerstand en conflicten sneller boven tafel. Dit betekent goede spelregels afspreken (zie tip 1) en de waardeerders erop wijzen als ze een regel niet naleven. Lopen de spanningen echt te hoog op, las dan even pauze in zodat de gemoederen kunnen bedaren.

Tip 4

Neem bij conflicten zelf geen standpunt in en stuur niet, maar laat iedereen aan het woord komen. Laat je zeker niet in een wij/zij-verhaal trekken, want dan word je betrokken partij en verlies je je effect als facilitator. Het is eigen aan de mens om bij aanvallend gedrag in de tegenaanval te gaan, maar dan krijg je net een escalatie.  Als iemand negatief gedrag vertoont (boos worden, dwarsliggen, cynisch doen …), reageer dan net met complementair gedrag (vriendelijk blijven, begrip tonen, oprecht vragen naar de achterliggende reden …).

Een interessant model dat inzicht geeft in complementaire gedrag is de roos van Leary. Je vindt hier online meer over.

Tip 5

Het belangrijkste middel van de facilitator = LSD – Luisteren, samenvatten en doorvragen. Als facilitator is het vooral je taak om goed te luisteren naar iedereen. Door samen te vatten wat ze zeggen, toets je af of je het goed begrepen hebt. Durf ook doorvragen wanneer iets onduidelijk is. Gebruik hierbij zoveel mogelijk open vragen:  “Hoe zie je dat precies”, “Waarom vind je dat belangrijk”, “Waarom ga je niet akkoord?”

Online vind je meer over de LSD-formule.

Tip 6

Verlies nooit uit het oog dat je met mensen werkt, die vaak op vrijwillige basis aan je waarderingstraject bijdragen. Zorg dus dat:

• je hen niet overbevraagt (begrens in tijd, maatwerk!)
• je voldoende pauze inlast, zodat er ook ruimte is voor netwerking en rust
• je voldoende catering voorziet
• je voldoende afwisseling tussen meer actieve en meer passieve participatietechnieken inlast

Lees ook de tips van FARO!

Hoe ga je om met ...

De ja-knikker

Waardeerders houden hun mening soms voor zich uit schrik om buiten de groep te vallen. Ze antwoorden dan maar wat ze denken dat ‘de groep’ van hen verwacht. Dit sociaal-wenselijk antwoorden verklaart waarom mensen tot consensus neigen. Ze gaan conflict liever uit de weg en durven daarom hun eigen mening niet zeggen, zodat de indruk ontstaat dat iedereen het met elkaar eens is, ook al is dit niet per se zo.

Laat waardeerders eerst in duo’s nadenken over een vraag, de waarderingscriteria, een stelling … en samen een oordeel vormen. Zo hebben ze het gevoel dat ten minste één iemand hun mening deelt en durven ze er sneller voor uitkomen.

Vraag expliciet naar wie een andere mening is toegedaan dan de persoon die net aan het woord is geweest. Op die manier krijg je verschillen sneller boven tafel. Vervolgens vraag je wie zich aansluit bij deze mening en wie het er niet mee eens is.

Het gesprek op voeten is een andere manier om verschillende meningen bloot te leggen. Deze techniek kader binnen het concept Deep Democracy.

De zwijger

Soms word je geconfronteerd met een deelnemer die zich de hele sessie niet laat horen en zwijgend naar de anderen luistert. Nochtans heeft zij/hij misschien wel een interessante invalshoek op de collectie, maar verkiest zij/hij het om die voor zicht te houden, wat jammer is voor het waarderingstraject.

Zwijgen is heel moeilijk gedrag om te lezen, omdat er veel achterliggende redenen kunnen zijn. Zo kan de waardeerder zich misschien niet vinden in de aanpak, begrijpt zij/hij de verschillende waarderingscriteria niet goed of heeft zij/hij gewoon slecht geslapen die nacht.

Laat waardeerders eerst individueel nadenken over een vraag, de waarderingscriteria, een stelling … en overloop vervolgens iedereen. Dit leidt soms tot herhaling, maar zorgt er wel voor dat je iedereen hoort.

Laat waardeerders antwoorden door hen te vragen zich fysiek ergens in de ruimte op te stellen (vb. alle ‘ja’s’ links, alle ‘nee’s’ rechts). Dan moet iedereen wel kleur bekennen. Dit werkt wel enkel bij gesloten ja/nee-vragen of stellingen, waarbij de waardeerder zich op een as van ‘volledig eens’ tot ‘volledig oneens’ kan positioneren.

Zwijgen kan een vorm van passief dwarsliggen zijn. Dit kan je vaak uit de lichaamstaal afleiden. Spreek de waardeerder hier dan op aan: “Ik zie dat je achterover leunt en met je armen gekruist zit. Ik heb het gevoel dat je het ergens niet mee eens bent. Zit er je iets dwars?”

Zwijgers laten soms wel van zich horen tijdens de – informelere – pauze. Zorg dus zeker voor pauze en hou je voelsprieten alert. Dan vang je misschien wel op waarom de persoon in kwestie zwijgt.

Soms zwijgen waardeerders omdat ze het gevoel hebben onder te doen voor andere mensen in de groep. Dit probleem stelt zich bijvoorbeeld als je inhoudelijke experten van een collectie in dezelfde sessie bevraagt als mensen die zich vanuit een persoonlijke interesse geëngageerd hebben, maar niet vanuit een professionele rol spreken. Daarom kan het aangewezen zijn om een vrij heterogene groep op te splitsen in meer homogene groepen. Dan voelen de waardeerders zich soms veiliger en durven ze sneller het woord nemen.

De slokop

Je herkent het wellicht wel, die ene waardeerder die voortdurend aan het woord is en de hele sessie beheerst, waardoor minder assertieve deelnemers dreigen af te haken. Als die persoon daarenboven ook nog dwarsligt, dan geraak je helemaal nergens. Dominante personen kunnen een waarderingssessie helemaal naar zich toe trekken, waardoor er van participatief waarderen niets in huis komt.

Geef een slokop niet teveel aandacht. Spreek haar/hem eventueel aan in de pauze en vraag haar/hem om in de rest van de sessie wat meer ruimte aan de anderen te laten. Vaak zijn slokops zich niet bewust van hun effect op de andere waardeerders.

Gebruik een participatietechniek waarbij jij de touwtjes in handen hebt, bijvoorbeeld waarbij jij de persoon die mag antwoorden aanduidt of waarbij iedereen beurtelings aan het woord komt. Of vraag, nadat de slokop aan het woord is geweest, naar iemand met een andere mening.

Wanneer een slokop ook nog eens een dwarsligger is, spreek hem of haar hierop aan: “Ik hoor dat je niet akkoord gaat. Ik versta je bezwaar, maar we hebben in het begin afgesproken dat …”

De vrijwilliger

Werken met vrijwilligers heeft zijn eigen uitdagingen. Ze engageren zich uit eigen beweging en zijn vaak erg enthousiast, maar hebben niet altijd de tijd, noch de zin om zich in de theorie rond waarderen te verdiepen.

Spendeer niet teveel tijd aan de theorie rond waarderen. Soms is het zelfs verstandig om niet van waarderen te spreken, maar om gewoon aan de slag te gaan zonder dit als dusdanig te benoemen. Je gebruikt dan geen directe, maar indirecte vragen (meer info hierover bij ‘participatietechnieken’).

Zie ook de tips rond heterogene/homogene groepen bij ‘De zwijger’.