Welke collecties worden opgenomen?
Het stroomlijnen van de gegevens in de Collectiewijzer Erfgoedbibliotheken vereist dat er een werkbare definitie van een erfgoedbibliotheekcollectie wordt gebruikt. Op basis van de definitie van een bewaarbibliotheek die werd ontwikkeld door em. prof. dr. Ludo Simons1, werd de volgende definitie van een erfgoedbibliotheekcollectie opgesteld:
Een erfgoedbibliotheekcollectie is een verzameling cultureel en/of wetenschappelijk documentair patrimonium van geschreven en gedrukte publicaties (handschriften, boeken en periodieken), gedigitaliseerde en elektronische publicaties en publicaties op andere dragers van regionaal, nationaal of internationaal belang en die met de intentie van een lange-termijnbewaring wordt beheerd (eventueel aangevuld) en (in mindere of meerdere mate) wordt beschikbaar gesteld.
Om te helpen bepalen of een collectie in aanmerking komt voor opname in de databank, werd de definitie aangevuld met criteria voor inclusie of exclusie. Er worden geen eisen gesteld aan de kwantiteit, maar veeleer aan de kwaliteit en de samenhang van de collectie.
Voor opname in de Collectiewijzer Erfgoedbibliotheken gelden de volgende criteria:
1. Vormelijk criterium
De collectie is fysiek en/of bibliografisch te scheiden van de algemene bibliotheekcollectie
- via eigen plaatskenmerken;
- door etikettering, ex-libris, speciale banden;
- doordat de bewaarcollectie apart ontsloten is via een eigen catalogus;
- omdat de erfgoedcollectie op basis van een sigel uit de algemene catalogus kan worden geëxtraheerd.
Let op: selectie op basis van de onderwerpsthesaurus of de systematische catalogus geldt nooit als de basis om een erfgoedcollectie te detecteren.
Het al dan niet ontsloten zijn van een collectie is geen criterium, omdat opname in de collectiewijzer een eerste ontsluiting op collectieniveau kan betekenen.
Aan het vormelijk criterium dient steeds te zijn voldaan.
2. Inhoudelijke criteria
- De collectie is erkend als een belangrijke bron op regionaal, provinciaal, nationaal en/of internationaal niveau. Meerbepaald wordt verwacht dat de collectie als significant wordt beschouwd binnen zijn discipline en/of dat de cultuurhistorische waarde van de collectie de bijzondere, op lange-termijnbewaring gerichte, behandeling ervan verantwoordt.
- Het onderwerpsveld is begrensd, de focus ligt op een bepaald onderwerp of een (groep) individu(en).
- De collectie is zo volledig mogelijk. Dit wil zeggen de collectie bevat, in de mate van het mogelijke, alle geschreven, gedrukte, gedigitaliseerde en elektronische publicaties in alle bruikbare talen voor een noodzakelijk begrensd veld.
De inhoudelijke criteria zijn richtlijnen en er hoeft niet aan allemaal even sterk te zijn voldaan om het label erfgoedcollectie te verdienen. Enige subjectiviteit bij het beoordelen van de mate waarin een collectie aan deze voorwaarden voldoet is niet uit te sluiten. Bij de selectie van de op te nemen collecties gaan we in eerste instantie uit van het oordeel van de beheerders.
Bij de inhoudelijke criteria wordt bovendien een onderscheid gemaakt tussen:
- Collecties uit de 19de en 21ste eeuw
De collectie dient een goed omlijnde collectie te zijn. Het collectiedomein is omschreven en noodzakelijk begrensd en hierbinnen wordt volledigheid nagestreefd.
- Manuscripten en historische fondsen (tot 1830)
Voor deze collecties geldt de noodzaak van een inhoudelijke gerichtheid niet. Het opleggen van een inhoudelijke focus zou een aantal belangrijke collecties uitsluiten van opname in het repertorium, en daarom wordt afgezien van dit criterium voor fondsen tot 1830.
3. Criteria voor exclusie
Voor de Collectiewijzer Erfgoedbibliotheken gelden de volgende uitsluitingen:
- Collecties die haast uitsluitend uit knipsels, efemera en documentair en/of archivalisch materiaal zijn samengesteld. Enkele voorbeelden van efemeer drukwerk zijn affiches, foto’s, kalenders, overlijdensberichten (bijv. een aanzienlijk deel van de collectie van het AMVC-Letterenhuis, collecties van documentatiecentra).
- Zuiver utilitaire collecties die men kan verwachten bij een bepaald type instituut om de dagelijkse werking van dit instituut te garanderen (bijv. handbibliotheek van een bedrijf of museum).
- Algemene collecties met een breed spectrum (bijv. leeszaalafdelingen in een openbare bibliotheek).
- Collecties die niet voldoen aan het vormelijk criterium voor inclusie (de collectie is fysiek en/of bibliografisch niet te scheiden van de algemene bibliotheekcollectie).
Het is bovendien niet mogelijk en ook niet wenselijk om elke kleine bewaarverzameling in het register op te nemen. Ook verzamelingen van privé-personen worden voorlopig niet opgenomen.
- 1. Bewaarbibliotheken in Vlaanderen. Ideeën voor een beleid ter zake. Antwerpen: Culturele Biografie Vlaanderen vzw, 2005.