Privacyverklaring

Als Vlaamse Erfgoedbibliotheek vzw zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze privacyverklaring vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen, kan dit via onderstaande contactgegevens:

Vlaamse Erfgoedbibliotheken vzw
Statiestraat 179
2600 Berchem (Antwerpen)
privacy@vlaamse-erfgoedbibliotheken.be

Aan wie is deze privacyverklaring gericht?

Deze privacyverklaring is van toepassing op al onze huidige en vroegere leden, deelnemers aan activiteiten, personen die belangstelling tonen of toonden voor onze activiteiten, diensten of producten, klanten en prospecten, leveranciers.

Waarvoor verwerken wij persoonsgegevens?

Uw persoonsgegevens worden door Vlaamse Erfgoedbibliotheek vzw verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden:

• Om te kunnen deelnemen aan de activiteiten van Vlaamse Erfgoedbibliotheek vzw; (uitvoering overeenkomst)
• Het verzorgen van opleidingen
• Het aanrekenen van betalende diensten
• Het versturen van informatie over onze activiteiten, nieuwsbrieven, papieren publicaties en uitnodigingen (gerechtvaardigd belang)

In zoverre de verwerking van persoonsgegevens plaatsvindt op basis van toestemming, heeft u steeds het recht om de gegeven toestemming terug te trekken.

Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij de volgende persoonsgegevens van u verwerken:

• Persoonlijke identiteitsgegevens: naam, voornaam
• Contactgegevens: aanspreking, adres, telefoonnummer, e-mailadres
• Financiële bijzonderheden (o.a. rekeningnummer, betalingen, …)
• Aanwezigheid
• Beeldmateriaal

We verzamelen enkel persoonsgegevens die u zelf aan ons meedeelt op verschillende wijzen (o.a. inschrijvingsformulieren, invul- en contactformulieren op onze website, persoonlijk/telefonisch/e-mailcontact, …).

We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens hebben verkregen.

Al dan niet verstrekken van gegevens door u zelf

De vermelde gegevens moeten, indien van toepassing, verstrekt worden om te kunnen deelnemen aan activiteiten van de organisatie. Met uitzondering van:

•     Beeldmateriaal (voor public relations)
•     Contactgegevens (voor direct marketing)

Het gevolg van de niet-verstrekking van de gegevens is niet publiceren van gerichte foto’s van u, en het niet ontvangen van ongevraagde commerciële mails.

Verstrekking van persoonsgegevens aan derden - verwerkers

De gegevens die u aan ons geeft, kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een derde partij (externe dienstverlener) voor:

• Het opslaan en verwerken van gegevens in de Cloud (via een Cloud Service Provider)
• Het verzorgen van de internet omgeving (webhosting, mailhosting)
• Het verzorgen van IT-infrastructuur (o.a. IT netwerk, servers, …)
• Het verzorgen van de (financiële) administratie 
• Het verzorgen (en verspreiden) van nieuwsbrieven en uitnodigingen

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan externe dienstverleners waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten (of dezelfde bepalingen zijn overgenomen in de contractvoorwaarden).

Met externe dienstverleners (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen.

Verstrekking aan derden - ontvangers

Wij delen persoonsgegevens met de volgende externe partijen:

• Verbonden organisaties die deel uitmaken van het ecosysteem van onze netwerkorganisatie (de aangesloten leden)
• Partners waarmee we in samenwerking activiteiten organiseren (activiteiten die met twee of meer organisaties zijn uitgewerkt (o.a. co-productie), en waarvoor deelnemerslijsten worden uitgewisseld)

Met deze partijen maken wij uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen en dat uw gegevens vertrouwelijk worden behandeld.

Verder zullen wij de door u verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is.

Op geen enkel moment verkopen of verhuren wij uw persoonsgegevens aan derde partijen.

Wij geven uw contactgegevens ook nooit door aan derden voor commerciële doeleinden.

Wij kunnen persoonsgegevens wel delen met andere derden indien u ons hier toestemming voor geeft. U heeft het recht deze toestemming ten allen tijde in te trekken.

Uw persoonsgegevens kunnen doorgegeven worden aan landen buiten de Europese Economische Ruimte. In dat geval worden uw persoonsgegevens beschermd door specifieke contractuele verplichtingen overeenkomstig de verplichtingen van de Europese privacy regelgeving.

Bewaartermijn

Vlaamse Erfgoedbibliotheek vzw bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het realiseren van het doel waarvoor deze zijn verstrekt, met inachtname van de termijn die noodzakelijk is om aan de wettelijke vereisten te voldoen (o.a. op gebied van boekhouding). Bewaartermijnen kunnen evenwel per doel verschillen.

Vlaamse Erfgoedbibliotheek vzw verbindt zich ertoe de gegevens niet langer bij te houden dan 5 jaar na laatste gebruik (of beëindiging van de samenwerking).

Beveiliging van de gegevens

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige toegang, gebruik, verwerking, verlies of openbaarmaking. Zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen:

• Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens. Zij volgen hiervoor een aantal duidelijke richtlijnen
• Aan deze medewerkers wordt toegang verleend tot uw gegevens voor zover ze die informatie nodig hebben om hun taken naar behoren uit te voeren
• Alle personen die namens Vlaamse Erfgoedbibliotheek vzw van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan
• We hanteren op alle systemen waarop wij uw gegevens verwerken een individuele gebruikersnaam voor elke betrokken medewerker en een streng wachtwoordbeleid
• We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is
• Wij zorgen ervoor dat onze systemen zo goed mogelijk zijn beschermd tegen bedreigingen zoals virussen en cybercriminaliteit
• Wij maken systematisch back-ups van de persoonsgegevens om ze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten
• We testen en evalueren op geregelde tijdstippen onze maatregelen en stellen ze bij indien nodig

Mocht zich er toch een incident voordoen waarbij uw gegevens betrokken zijn, dan wordt u persoonlijk verwittigd in de door de wet voorziene omstandigheden.

Uw rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht van inzage en kopie van de persoonsgegevens die op u betrekking hebben.

U heeft recht op verbetering en aanvulling wanneer uw gegevens onjuist of onvolledig zijn.

U heeft het recht op gegevenswissing (verwijdering) van de persoonsgegevens welke wij van u ontvangen hebben, en die niet langer strikt noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor ze werden verwerkt. Wij behouden ons wel het recht voor te bepalen of uw verzoek gerechtvaardigd is.

U heeft het recht op beperking van gegevensverwerking: indien u bezwaar heeft tegen de verwerking van bepaalde gegevens, kan u vragen om deze verwerking te stoppen.

Tevens kan u bezwaar (verzet) maken tegen de manier waarop bepaalde persoonsgegevens van u verwerkt worden. Zo heeft u het recht u te verzetten tegen het gebruik van je persoonsgegevens voor direct marketing-doeleinden (via uitschrijfmogelijkheden in e-mails).

Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij.

Via het adres bovenaan deze privacyverklaring kan u ons contacteren om uw rechten uit te oefenen, vergezeld van een motivatie voor uw vraag.

Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken. Om misbruik te voorkomen, kunnen wij u daarbij vragen om u adequaat te identificeren door een kopie van de voorzijde van uw identiteitskaart toe te voegen aan uw aanvraag. We raden u sterk aan om daarbij uw pasfoto onzichtbaar te maken en erbij te vermelden dat het om een kopie gaat.

Er wordt geen enkele categorie van personen onderworpen aan eender welke vorm van geautomatiseerde besluitvorming of profilering.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens of over de uitoefening van uw rechten dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen.

U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy bescherming:

Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)
Drukpersstraat 35
1000 Brussel
commission@privacycommission.be

Wijzigingen aan onze privacyverklaring

Vlaamse Erfgoedbibliotheek vzw kan haar privacyverklaring steeds aanpassen. Van deze wijziging zullen we een aankondiging doen op onze website. De laatste wijziging gebeurde op 24 mei 2018.