Vacature: Officemanager (deeltijds 3/5)

Landschapskantoor

De vzw Vlaamse Erfgoedbibliotheken is de landelijke dienstverlenende organisatie voor erfgoedbibliotheken in Vlaanderen en Brussel. We zijn op zoek naar een polyvalente officemanager voor de ondersteuning van ons team. Ben jij gedreven, proactief en administratief sterk? Dan is deze functie als officemanager misschien wel iets voor jou!

De functie

Als officemanager verricht je administratieve en organisatorische taken om de zaken op kantoor efficiënt en soepel te laten verlopen. Je ondersteunt onze coördinator en een team van ongeveer tien medewerkers en stagiairs bij de realisatie van de doelstellingen van de Vlaamse Erfgoedbibliotheken. Je bent het eerste aanspreekpunt voor alle praktische zaken rond administratie, facilitymanagement, boekhouding en personeelsbeheer.

Je takenpakket bestaat uit drie grote delen:

Administratieve taken

  • Je zorgt voor een vlot draaiend en aangenaam kantoor en verzorgt het onthaal.
  • Je verwerkt de post, beheert de algemene e-mailadressen en onderhoudt de adresdatabank.
  • Je bereidt vergaderingen en bijeenkomsten praktisch voor.
  • Je notuleert bij bestuurs-, team- en projectvergaderingen.
  • Je creëert, formateert, controleert en digitaliseert documenten.
  • Je onderhoudt het klassement en het archief van de organisatie.
  • Je documenteert informatie en procedures die frequent nodig zijn bij het beheer van de organisatie.
  • Je ondersteunt het team bij de ontwikkeling van subsidie-, project- en offertedossiers en rapportage.
  • Je doet voorbereidend werk voor de publicatie van nieuwsberichten op de website, sociale media en in de maandelijkse nieuwsbrief.

Financiëel beheer

  • Je staat in voor de flow van in- en uitgaande facturen en verwerkt onkostennota’s.
  • Je beheert de kas en de kleine betaalrekening.
  • Je klasseert de financiële documenten voor verwerking door de boekhouder.
  • Je bereidt betalingsbestanden voor.
  • Je maakt kostenberekeningen voor budgetten.

Personeelsbeheer

  • Je zorgt voor de praktische afhandeling van werving en selectie.
  • Je verwelkomt nieuwe medewerkers en stagiairs en zorgt voor een vlotte integratie.
  • Je beheert de personeelsgegevens en -dossiers.
  • Je beheert de verlofadministratie.
  • Je verzorgt de voorbereiding van de loonverwerking door het sociaal secretariaat.
  • Je doet opzoekingen en navraag om vragen rond personeelsbeleid- en beheer te beantwoorden.

Wat vragen we?

  • Je herkent jezelf in deze vacature en de bijgevoegde taakomschrijving.
  • Je beschikt over de benodigde competenties en kennis voor deze job. 
  • Je voldoet in elk geval aan deze vereisten:
    • Je hebt aantoonbare ervaring in een vergelijkbare functie.
    • Je werkt klantgericht vanuit de noden en behoeften van de organisatie.
    • Je spreekt vlot en schrijft foutloos Nederlands. 
    • Kantoortoepassingen als MS Word en Excel hebben voor jou geen geheimen.
    • Je bent flexibel, pragmatisch en oplossingsgericht.
    • Je werkt precies, consequent en kan goed omgaan met deadlines.
    • Je beschikt over uitstekende sociale en communicatieve vaardigheden. 
    • Je werkt zelfstandig en bent zelfredzaam, én je bent een teamspeler pur sang. 
  • Met een opleiding of cursussen kantoor, secretariaat, boekhouding of HR heb je een streepje voor.
  • Je kan snel starten en je staat te trappelen om je snel in te werken.

Ons aanbod

  • Je werkt in een functie met een afwisselend takenpakket.
  • Je komt terecht in een warm en dynamisch team op een locatie vlakbij het station van Berchem. 
  • Je start met een deeltijds contract (60%) van bepaalde duur (één jaar), met zicht op verlenging en een vaste aanstelling bij gebleken geschiktheid.
  • Je wordt verloond volgens de C-barema's van de gemeenten, OCMW’s en provincies in Vlaanderen, aangevuld met maaltijdcheques, hospitalisatieverzekering en een abonnement voor woon-werkverkeer of een fietsvergoeding. Het arbeidscontract volgt het Paritair Comité 329, sociaal-culturele sector.

Hoe solliciteren?

  • Dien uiterlijk op maandag 10 mei 2021 een uitgebreid cv en een motivatiebrief in via ons sollicitatieformulier. Beschrijf in je brief wat jou aantrekt in de job en waarom jij onze ideale kandidaat bent.
    • Op basis van de motivatie en het curriculum vitae selecteren we kandidaten voor een schriftelijke thuisproef op maandag 17 mei 2021. 
    • Wie hiervoor is geslaagd nodigen we uit voor een solliciatiegesprek op vrijdag 21 mei 2021. 
    • De geselecteerde kandidaat mag onmiddellijk in dienst treden.
  • Heb je vragen over deze vacature? Neem dan contact op met David Coppoolse, coördinator van de Vlaamse Erfgoedbibliotheken, via +32 497 46 12 06 of david@vlaamse-erfgoedbibliotheken.be.
  • In het selectieproces leggen we de focus op competenties van mensen en zorgen we ervoor dat kandidaten gelijke kansen krijgen, ongeacht hun geslacht, genderidentiteit, geaardheid, afkomst, functiebeperkingen, leeftijd of levensbeschouwing.

Vlaamse Erfgoedbibliotheken

De vzw Vlaamse Erfgoedbibliotheken is de dienstverlenende organisatie voor erfgoedbibliotheken in Vlaanderen en Brussel. Via onderzoek en projecten versterkt de organisatie de professionele en duurzame erfgoedwerking in bibliotheken. Als expertisenetwerk zet ze in op ontmoeting, open kennisdeling en samenwerking. Ze beheert overkoepelende databanken met gegevens over collecties bibliothecair erfgoed, middeleeuwse manuscripten, oude drukken en historische kranten die in Vlaanderen worden bewaard.

  • Nieuwsbericht
  • |
  • 18-04-2021
  • |
  • David Coppoolse (Vlaamse Erfgoedbibliotheken)