Hoe organiseren collega’s het routineonderhoud van hun depot?
Benieuwd hoe collega’s het routineonderhoud in hun depots aanpakken? De resultaten van onze bevraging over dit onderwerp lichten een tipje van de sluier op. De bevraging kaderde in de bijeenkomst van de collegagroep Behoud en beheer van bibliothecair en documentair erfgoed op 21 maart, die aan dit thema was gewijd.
Wie staat in voor het onderhoud?
Een eerste belangrijke vaststelling: de collega’s behoud en beheer staan vaak zelf in voor het onderhoud van de depots. Meer dan de helft geeft aan dat zijzelf of een dichte collega onderhoudstaken op zich nemen. Daarnaast ligt de verantwoordelijkheid het vaakst bij een eigen poetsdienst of een externe firma. Ook doet men soms een beroep op een andere afdeling van de eigen organisatie (15%), op vrijwilligers (15%), op maatwerkbedrijven (10%) of op de eigenaar van het gebouw (5%).
Opvallend is dat twee derde van de respondenten meerdere antwoorden aanstippen. Terugvallen op slechts een instantie die instaat voor het routineonderhoud blijkt dus niet voldoende te zijn voor veel organisaties. Al houdt dit ook risico’s in: hoe meer mensen en firma’s betrokken zijn, hoe minder duidelijk de taakverdeling soms is, wat kan leiden tot verwarring over wie welke plicht heeft.
Hoewel 85% van de respondenten de persoon of personen die voor het onderhoud instaan bij naam kent, organiseert slechts een op drie wel eens een bedanking voor die persoon of personen. Slechts 40% organiseert af en toe een interne opleiding of infomoment rond onderhoud in een erfgoedcontext. Nochtans wordt het gebrek aan urgentiebesef vaak aangehaald als een van de grote knelpunten bij een goed onderhoud in de praktijk. Wie wel opleidingen organiseert doet dit vooral als sensibilisering of over concrete zaken, zoals het reinigen van dozen of de poetsschema’s.
Onderhoudsvriendelijke depots?
Een magazijn met overal ramen en deuren en waar iedereen zomaar binnen en buiten kan lopen, vraagt een intensiever onderhoud dan een magazijn met slecht twee ingangen, uitgerust met compactussen, waar de toegangsbevoegdheid strikt geregeld is. Daarom peilden we ook naar de onderhoudsvriendelijkheid van de depots.
Alle respondenten beschikken over depots met deuren en ramen die in de regel goed afgesloten kunnen worden. 70% van de respondenten geven overigens aan dat hun magazijnen geen ramen hebben. Slechts één organisatie geeft aan dat er gordijnen voor de ramen hangen. Goed afwasbare rekken tref je in 85% van de organisaties aan. In driekwart van de organisaties mogen enkel bevoegde personeelsleden of vrijwilligers de depots betreden. Kortom, het valt best mee met de infrastructurele uitdagingen.
Minder frequent zijn kleefmatten (25% in elk depot) en een installatie die fijnstof wegfiltert (30% in elk depot). Metingen van de luchtkwaliteit blijken nog beperkt de praktijk. Slechts 20% voert ze uit, en dan nog niet steeds voor elk magazijn.
Frequentie van het onderhoud
Aangezien het ene depot onderhoudsvriendelijk is dan het andere verschilt ook de aanpak van routineonderhoud per organisatie en per depot. Vaste richtlijnen voor ‘goed onderhoud’ die overal gelden bestaan immers niet. Toch is de meest gehoorde vraag onder behoudsmedewerkers: Onderhoud ik mijn depot wel voldoende? We peilden daarom ook naar de frequentie waarmee er gepoetst wordt. Zo kan iedereen voor de eigen organisatie inschatten of die zich in de middenmoot bevindt of eerder aan de uitersten.
Het meest systematisch wordt er gestofzuigd. Meestal gaat het over eenmaal per semester (45%), maar 1 op 5 doet dit maandelijks en 10% zelfs wekelijks. Ook het wassen van poetsmateriaal gebeurt vrij geregeld, overwegend maandelijks (45%) of wekelijks (25%). 90% van de organisaties vervangt de filter en stofzak van de stofzuiger, al moet de overige 10% toegeven dat ze het gewoon niet met zekerheid weten.
Dweilen gebeurt in 60% van de organisaties systematisch. Eenmaal per semester of jaarlijks vinden de meeste organisaties voldoende. Het afstoffen van de rekken is tijdsintensief en wordt daarom door 50% van de respondenten systematisch gedaan. De meest voorkomende frequentie is jaarlijks. Het poetsen van de rekken met nat gebeurt veel minder. Slechts 30% doet dit systematisch, meestal dan eenmaal per jaar. De wanden en plafonds stoft men vooral ad hoc af. Slechts 10% doet dit met enige regelmaat. Wie een depot met ramen heeft, zorgt dat die een tot vier keer per jaar schoongemaakt worden. Gordijnen krijgen een wasbeurt wanneer ze vuil zijn.
Over de keuze van poetsproduct heeft niet elke organisatie evenveel controle: een kwart geeft aan geen inspraak te hebben of gewoon niet te weten wat er gebruikt wordt. Vijftien procent gebruikt geen middelen. Wie wel poetsmiddelen gebruikt, vermeldde het gebruik van een quaternair ammonium (zoals Sumabac - 6 keer), ecologische producten (5 keer), allesreiniger (2 keer) en water met azijn (1 keer). Een organisatie doet aan biologisch onderhoud en gebruikt een middel op basis van bacteriën om vuil en kwalijke stoffen te bestrijden.
Een onderhoudsplan als basis
In een onderhoudsplan leg je als organisatie je visie op onderhoud vast. Het gaat niet enkel over de frequentie, de gebruikte middelen of wie voor welke taak verantwoordelijk is. Je kan in zo’n plan ook de link met Integrated Pest Management en het monitoren van insecten en klimaatomstandigheden leggen. Wanneer en hoe reageer je bijvoorbeeld met onderhoudsacties als de luchtkwaliteit verslechtert of het aantal waargenomen insecten toeneemt?
De helft van de bevraagde organisaties heeft iets op papier staan over hun aanpak van routineonderhoud. Dat staat niet noodzakelijk in een apart onderhoudsplan. Soms gaat het over (werk)schema’s, is de informatie opgenomen in een breder calamiteitenplan of veiligheidsplan of zijn er enkel richtlijnen voor vrijwilligers. De overige 50% organiseren hun routineonderhoud dus vooral op het gevoel. Een logboek, waarin je neerschrijft wat wanneer gepoetst is, is eveneens in de helft van de organisaties in gebruik. Het is vooral het gebrek aan goede voorbeelden dat de respondenten tegenhoudt om gebruik te maken van onderhoudsplannen en logboeken.
Tips om mee aan de slag te gaan
Tot slot deelden de collega’s hun tips voor een goed routineonderhoud:
- Spreek duidelijk de taken af
- Praat erover met elkaar – en geef eens een compliment!
- Houd af en toe een opruim- en schoonmaakdag met je collega’s
- Doe regelmatig een rondgang in je gebouw en controleer rekken en materialen, bijvoorbeeld op losse vijzen
- Zorg voor een vlotte afvalverwerking
- Vervang filters tijdig
- Beperk passage in de depots
- Verpak (gevoelige) collectiestukken
- Plan het onderhoud van je installaties mee in
- Werk samen met vrijwilligers
En vooral: wees realistisch. Zet in op een haalbare routine, die je grondig en langdurig kan volhouden.
Veel succes met het routineonderhoud in jullie organisaties!
