Hoe bereid je je voor op een calamiteit in je documentaire collectie?

Trolly met materialen om calamiteiten het hoofd te bieden

Op donderdag 17 juni wisselden 30 collega’s in de collegagroep Behoud en beheer van documentair erfgoed tips en advies uit rond calamiteiten: hoe bereid je je voor op een calamiteit en hoe reageer je als het ergste zich voordoet? Het leverde opnieuw een vruchtbare uitwisseling van expertise en ideeën op.

Calamiteiten zijn helaas een realiteit

Dat de meeste organisaties ooit te maken krijgen met een calamiteit, bleek uit de bevraging vooraf. Slecht één van de 25 respondenten gaf aan gespaard te zijn gebleven van dergelijk onheil. Diefstal, waterlekken, een stroomstoring of een schimmeluitbraak zijn de meest gemelde calamiteiten. In negen op de tien gevallen leidden de incidenten wel degelijk tot schade aan de collectie. Een goed noodscenario bij de hand hebben, is dus onontbeerlijk, want het maakt dat je sneller en meer adequaat kan reageren zodat je de impact hopelijk beperkt kan houden. Goed nieuws dus dat de meerderheid van wie nog niet over een calamiteitenplan beschikt, er wel al mee bezig is of dit op korte termijn op de planning heeft staan.

 

Maak je calamiteitenplan praktisch

Als er zich ooit een incident voordoet heb je geen tijd om 100 pagina’s door te nemen. Maak je plan dus praktisch en overzichtelijk met veel schema’s en duidelijke stappen. Een instructiekaart met de eerste stappen per type calamiteit op één A4’tje is een aanrader. Werk ook met plattegronden waarop je de locatie van een noodkit, de aansluitingen en de prioritair te redden collecties aanduidt. Hou bovendien in je achterhoofd dat je in noodsituaties vaak geen elektriciteit hebt en niet aan online documentatie kan. Zorg er dus voor dat er ter plekke een papieren versie van het plan en de instructiekaarten aanwezig is. 

Wijs op voorhand verantwoordelijken aan, zodat je daar geen tijd mee verliest wanneer het erop aankomt. Die verantwoordelijken hebben best ook thuis een papieren exemplaar van het plan liggen, zodat ze ook vanop afstand de eerste instructies kunnen geven.

Communicatie als succesfactor

Heldere communicatie over het bestaan van het plan is cruciaal. Enkel wanneer iedereen weet dat er een plan is, maakt het een verschil. Zorg ook dat iedereen de locatie van de noodkit kent en weet wie de sleutels tot de kit heeft.

Wanneer zich een incident voordoet is goede crisiscommunicatie, zowel intern als extern,  van groot belang. Zeker bij een grote calamiteit hou je liefst zelf de controle over de berichtgeving, bijvoorbeeld via je sociale media of met een eigen blog. Op voorhand nadenken over je communicatiestrategie rendeert zeker, want op het moment zelf zal je al voldoende aan je hoofd hebben.

Je hebt nooit genoeg materiaal

Controleer regelmatig de voorraad van je noodkit en vul snel aan wat bij een calamiteit is opgebruikt, zodat je paraat staat voor een volgend incident. Je kan immers nooit voldoende materiaal hebben. Durf ook je netwerk in te schakelen bij een calamiteit. Vraag hulp aan nabijgelegen erfgoedinstellingen of restauratieateliers. Wellicht kunnen ze je snel extra vloeipapier, waterstofzuigers, dweilen, zaklampen en andere hulpmiddelen bezorgen.

   

Foto: Noodkit Universiteitsbibliotheek Gent (Foto: Geert Roels)

 

Op het moment zelf lijkt het het minste van je zorgen, maar toch is het belangrijk om de calamiteit en de schade te documenteren met foto’s en filmpjes. Niet alleen de verzekering zal deze documentatie nodig hebben. De foto’s helpen je ook aantonen hoe nodig die investering in je infrastructuur is. Door de schade te registreren zorg je er bovendien voor dat de kennis over structurele gebreken duurzaam bewaard blijft.

Een investering in de toekomst

Een calamiteitenplan opstellen werkt ook preventief. Bij het opstellen van zo’n plan krijg je immers inzicht in je werkpunten. Je kan die dan zoveel mogelijk aanpakken of een meer intensieve monitoring opstarten zodat je minder risico loopt om verrast te worden. 

Een van de uitdagingen van de toekomst zijn ongetwijfeld digitale calamiteiten. We trekken volop de kaart van het digitaliseren van ons waardevolle erfgoed, zodat meer mensen ervan kunnen genieten. Maar dat maakt ons tegelijk kwetsbaar voor nieuwe soorten calamiteiten waarmee we nog minder ervaring hebben maar die even desastreus kunnen zijn, zoals dataverlies en cybercriminaliteit. Een toekomstbestendig calamiteitenplan voorziet ook hiervoor een aanpak.

#MoveForCapeTown

Ondanks alle inspanningen kan je calamiteiten niet volledig vermijden. Gelukkig toont de sector zich enorm solidair met wie getroffen wordt. Een mooi voorbeeld is het recente Move For Cape Town

Move For Cape Town is een initiatief van een reeks partners uit de bibliotheeksector onder impuls van KU Leuven. Samen zamelen ze geld in voor de University of Cape Town. Op 18 april 2021 werd deze universiteit verrast door een vuurgolf. De brand vernielde ontelbare boeken en manuscripten in de Jagger Library en ook de brandbestrijding richtte grote schade aan.

Wil je ook je steentje bijdragen? Beweeg dan tot 21 oktober mee voor de bibliotheek van Kaapstad en schrijf je in als sporter.

 

  • Nieuwsbericht
  • |
  • 09-07-2021
  • |
  • Sara Moens (Vlaamse Erfgoedbibliotheken)