Terugblik collegagroep Behoud en beheer

Mensen volgen een presentatie in de setting van een bibliotheek

Op 21 maart ontmoetten twintig collega’s elkaar bij de Erfgoedbibliotheek Hendrik Conscience voor de negende bijeenkomst van de collegagroep Behoud en beheer van bibliothecaire en documentaire collecties. Ze wisselden ervaring uit over het routineonderhoud van hun collecties en kregen een kijkje achter de schermen van het Google Books project bij de Erfgoedbibliotheek Hendrik Conscience.

Routineonderhoud

Met een goed onderhoud van je collectie kan je heel wat problemen vermijden. Stof is immers een excellente voedingsbodem voor schimmel, insecten en allerlei andere problemen. Maar er bestaan geen echte richtlijnen over wat goed onderhoud precies inhoudt. Daarom bevroegen we de sector op voorhand hoe ze onderhoud in de praktijk nu eigenlijk echt aanpakt. De resultaten stelden we voor op de collegagroep. Je leest er meer over in een apart nieuwsbericht. Sandy Mommerency stelde de aanpak van het routineonderhoud bij het Provinciaal Archief West-Vlaanderen voor. Ze lichtte ook enkele knelpunten toe. Vooral het gebrek aan urgentiebesef bij de poetsdienst en het management maakt het moeilijk om het onderhoud echt grondig aan te pakken. Deze frustratie wordt door veel collega’s gedeeld. Ze ervaren weinig impact op de (externe) poetsfirma en krijgen geen inspraak bij de selectie van zo’n firma. Hierdoor is het moeilijk om het juiste onderhoud te krijgen voor de depots.

Vervolgens deelde Martijn Vandenbroucke de ervaringen bij Amsab-ISG met biologisch onderhoud. Hiermee bedoelen we het bestrijden van stof met levende organismen zoals bacteriën. Die verwerken vuil en andere schadelijke stoffen zoals microplastics, waardoor schimmel en insecten minder vrij spel krijgen. De biologische producten worden viermaal per jaar verneveld in de magazijnen. Niet enkel is deze vorm van onderhoud meer milieuvriendelijk dan het gebruik van poetsproducten. Het is ook een manier om met een klein budget en een beperkte personeelsinzet in routineonderhoud te voorzien. De kiemgetalmetingen wijzen alvast voorzichtig op een positief effect van deze aanpak. De presentatie van Emmeline Verheij over haar onderzoek naar het effect van zo’n biologisch onderhoudsmiddel (BioOrg) werd helaas geannuleerd. Maar we blijven de resultaten van haar onderzoek zeker opvolgen.

Tijdens de interessante discussie achteraf ging het onder andere over het nut van kleefmatten. Hun werking staat zeker niet ter discussie staat. Toch zijn er organisaties die afstappen van het gebruik van dit soort matten omwille van de kostprijs en het extra werk om ze wekelijks te vervangen. Er leek daar geen effect te zijn op de luchtkwaliteit of de aanwezigheid van insecten.

Bibliotheek met mensen

De logistieke uitdaging van massadigitalisering

In de namiddag stelden Alexandra Noël en haar collega’s van de Erfgoedbibliotheek Hendrik Conscience hun digitaliseringsproject met Google Books voor, dat dit jaar ten einde loopt. Google Books wil zoveel mogelijk auteursrechtenvrije werken online plaatsen zodat iedereen ter wereld ze kan lezen én kan doorzoeken. Om hun collectie Nederlandstalige werken te vergroten namen ze contact op met de Erfgoedbibliotheek Hendrik Conscience. Om aan de minimumvereiste van 100.000 titels te komen betrokken zij ook de collectie van Museum Plantin-Moretus.

Die 100.000 titels werden door Google Books zelf geselecteerd op basis van de catalogus van de organisaties. De lijst werd doorheen het project voortdurend bijgesteld en verfijnd. Niet alle boeken kwamen immers in aanmerking voor digitalisering. Zowel aan de kant van Google Books als van de Erfgoedbibliotheek kon men voorwaarden stellen. Voor Google gaat het dan bijvoorbeeld over de conditie, de afmetingen of de aanwezigheid van fold outs en slappe kaften, omdat die het scannen bemoeilijken. Ook nemen ze geen dubbels op, dus als een titel ooit al ergens anders gedigitaliseerd werd, wordt die uit de lijst gehaald. De Erfgoedbibliotheek stuurt dan weer liever geen al te kostbare werken naar Google. Om toch zoveel mogelijk werken online te plaatsen verwerkt de Erfgoedbibliotheek de titels die buiten de selectie vallen zoveel mogelijk in het eigen digitaliseringsatelier van de Erfgoedbibliotheek.

Mensen luisteren naar een toelichting in een restauratieatelier

Elke zes weken vertrekt een nieuwe lading van 5000 werken naar Google Books, om door hen gedigitaliseerd te worden. Al deze werken worden vooraf getoetst aan de voorwaarden en voorzien van een eigen code. De catalografische beschrijving wordt gecontroleerd en indien nodig aangepast. Boeken die mits een kleine herstelling toch in aanmerking komen passeren eerst ook nog even via het atelier. En terzelfdertijd komt er weer een lading boeken terug, die opnieuw in de rekken moeten worden geplaatst. Ook de digitale bestanden moeten duurzaam bewaard worden. Ze worden zowel door Google Books als via het e-depot van de Stad Antwerpen opgeslagen, zodat ze op lange termijn raadpleegbaar blijven. Logistiek is het project dus een hele uitdaging, met heel wat stappen die omwille van efficiëntie en tijd voortdurend door elkaar lopen.

Ondanks het vele werk en de grote tijdsinvestering zijn de collega’s bij de Erfgoedbibliotheek Hendrik Conscience positief over het project en de samenwerking met Google Books. Intussen zijn binnen het project al zeker 40911 titels gedigitaliseerd, goed voor 49921 volumes.