Terugblik op de collegagroep Behoud en Beheer

Op 21 juni ontmoetten zo’n twintig collega’s elkaar bij Archief Lier voor de tiende bijeenkomst van de collegagroep Behoud en Beheer van bibliothecaire en documentaire collecties. Ze wisselden ervaring uit over preventieve conservering, schaderegistratie en registratie van conserverende ingrepen.
Prachtige boeken, mooie pakjes
Wat doe je als je plots een collectie van zo’n 10.000 oude drukken krijgt? Dat was de vraag waarmee de Bibliotheek Hasselt Limburg - toen nog de Provinciale Bibliotheek Limburg - zich geconfronteerd zag in 2008. Het antwoord was een project van preventieve conservering, registratie en plaatsing van de mooie collectie in een nieuw ingericht erfgoeddepot.
Een belangrijke stap in het proces was het reinigen van de oude drukken. Na een opleiding door een professionele restaurator gingen de collega’s aan de slag. Ze haalden elke band uit de bubbelfolie waarin hij was gewikkeld voor transport en controleerden op schimmel. Daarna maakten ze de kapitalen, de rug en de sneden met een zachte borstel schoon. De platten wreven ze proper met een zachte doek en tot slot werd het vuil met een borstel van de binnenkant van de platten geveegd.
Foto: Bibliotheek Hasselt Limburg
Banden die te hard beschadigd waren, kregen een op maat gemaakte zuurvrije doos. Zo konden losse onderdelen - een losgeraakte band, een gebroken voorplat … - veilig samen met de rest van de band bewaard blijven. En geef toe, al die pakjes zien er gewoonweg ook heel mooi uit! De oude drukken werden bovendien geregistreerd, de Vlaamse in STCV en de niet-Vlaamse in de eigen catalogus.
Foto: Bibliotheek Hasselt Limburg
Wil je zelf aan de slag? De Bibliotheek Hasselt-Limburg maakte enkele brochures en een filmpje over het project. Hoe je een boekendoos op maat maakt leer je in dit filmpje van FARO.
UPLA en UPAA, wat is dat?
Dat preventieve conservatie en restauratie niet goedkoop is maakt dat je maar beter een goed zicht hebt op de materiële staat van je collectie voor je concrete plannen maakt. Als je goed weet welk type schade het vaakst voorkomt, kan je gericht preventieve maatregelen nemen en prioriteiten stellen voor restauratie.
Daarom is er UPLA en UPAA. UPLA staat voor Universal Procedure for Library Assessment, UPAA is de variant voor archieven. Het zijn methodes om op een verantwoorde manier aan de hand van een steekproef een uitspraak te doen over de materiële staat van je gehele collectie. Eerst bepaal je de omvang van de steekproef en identificeer je de concrete werken in je steekproef. Elk stuk beoordeel je vervolgens op een aantal schadebeelden. Voor elke schadebeeld analyseer je of het aanwezig is of niet, en hoe ernstig. Het eindresultaat vertelt je welke schadetypes het meest dringend een aanpak vragen en geeft je inzicht in de omvang van het probleem.
Het Stadsarchief Sint-Truiden doorliep in 2015-2016 beide trajecten, UPLA voor de seminariebibliotheek en UPAA voor het statisch archief. Ze riepen hiervoor de hulp in van een professionele restaurator. De inzichten uit deze trajecten vormden het startpunt van een groot conserveringsproject. Daarin ontstoften vrijwilligers de collecties, inventariseerden ze de schade verder op exemplaarniveau en herverpakten ze alle stukken.
Meer weten? Lees het dossier op upla-model.be of raadpleeg de Schadeatlas bibliotheken. Heb je interesse om een UPLA-doorlichting van je bibliothecaire collectie te maken? Geef een seintje via sara@vlaamse-erfgoedbibliotheken.be.
Meten is weten
Meer dan 80% van de aanwezige collega’s gaf tijdens het vraaggesprek aan dat ze schade registreren. Vaak is dat op projectmatige basis, zoals bij een verhuis of herplaatsing van de collectie of een boeken-EHBO project. Ze doen dat overwegend volgens een vast model. Vaak hebben ze dat model zelf ontwikkeld op basis van de schadebeelden uit de Schadeatlas.
Het doel van die registratie is inzicht krijgen in de materiële staat van de collectie en de raadpleegbaarheid van elk stuk. Daarnaast wordt schade geregistreerd in conditierapporten bij bruikleen. Gebrek aan tijd en personeel zijn de voornaamste drempels bij schaderegistratie, al speelt ook mee dat niet alle informatiebeheersystemen velden voorzien voor schaderegistratie. Men hanteert daarom vaak spreadsheets naast registratie op papier.
Conserverende ingrepen worden ook bijgehouden, al hanteert slechts een op vijf een bestaand model. De meerderheid ontwikkelde zelf een eigen manier om conserverende ingrepen te registreren. Zo noteert men bijvoorbeeld dat een stuk begammastraald is. Dit laat immers geen zichtbare sporen na maar heeft wel implicaties voor de veroudering van het stuk.
In Nederland is dit een heel ander verhaal. Daar bestaan binnen alle regionale historische centra afspraken rond het beschrijven van behandelingen. Die zijn vertaald naar een thesaurus binnen het gedeelde collectiebeheersysteem.
Tot slot bleek het participatief nemen van beslissingen rond behandelwijzen, zoals je tegenwoordig vaak leest als advies in de vakliteratuur, (nog) geen gangbare praktijk, tenzij het over topstukken of bruiklenen gaat.