De voorloper van de Vlaamse Erfgoedbibliotheek, het overlegplatform Erfgoedbibliotheken Vlaanderen, nam in 2006 het initiatief om een repertorium aan te leggen van de bewaarcollecties in erfgoedbibliotheken. Tot dan bestond er immers geen overzicht van dergelijke collecties.
Met het in kaart brengen en het beschrijven op collectieniveau van erfgoedverzamelingen in bibliotheken hoopte Erfgoedbibliotheken Vlaanderen de zichtbaarheid ervan te verbeteren. Tegelijkertijd vormde deze informatie een goede start voor de ontwikkeling van een beleid rond erfgoedbibliotheken.
Voor dit project, dat steun genoot van de Vlaamse Gemeenschap, werd samengewerkt met de Vlaamse Vereniging voor Bibliotheek, Archief en Documentatie (VVBAD) en het Overleg Kunstbibliotheken Vlaanderen (OKBV). De VVBAD stelde haar adresdatabank Vlabidoc [1] ter beschikking zodat de beschrijvingen van de (deel)collecties konden worden gekoppeld aan de adres- en instellingsgegevens van de bibliotheken. OKBV gebruikte ditzelfde instrument om de kunstbibliotheken in kaart te brengen.
In het kader van dit project werd een enquête verstuurd naar 214 instellingen. Het vertrekpunt hiervoor was de lijst met mogelijke erfgoedbibliotheken die Jeroen Walterus opstelde in zijn studie Bewaar(de)bibliotheken in Vlaanderen [2]. Een omschrijving van bewaarcollecties werd gebaseerd op de definitie in de studie Bewaarbibliotheken in Vlaanderen. Ideeën voor een beleid ter zake [3] van Ludo Simons. Het bevragingsformulier werd opgesteld met het oog op de toepassing van het RSLP-schema [4] voor collectiebeschrijvingen.
Met behulp van deze vragenlijst wilden de initiatiefnemers vooral te weten komen wat er wordt bewaard door wie. Zo werden er bijvoorbeeld gegevens ingezameld over de aard collectie, de materiaaltypes en de ontsluitingsgraad.
Het beheer van de erfgoedcollectiegegevens is nu overgenomen door Vlaamse Erfgoedbibliotheek, die deze informatie via de Collectiewijzer Erfgoedbibliotheken [5] op ter beschikking stelt van de sector en het publiek. Het is de bedoeling dat deze gegevens in de toekomst verder geactualiseerd en verrijkt zullen worden.