Cursus 'Digitaal documentbeheer'

FARO herhaalt uit haar vormingsaanbod rond digitaliseringsprocessen de achtste module: 'Digitaal documentbeheer'.

Administraties produceren elke dag nieuwe digitale documenten. Dit kan tot een wildgroei van documenten leiden met een reeks problemen tot gevolg:

• Ik vind mijn documenten niet meer terug!
• Hoe betrouwbaar zijn onze documenten?
• Geven we elk jaar veel geld uit aan de opslag van digitale documenten die we al lang hadden mogen vernietigen?
• Ik krijg mijn bestanden niet meer open!

In deze cursus leggen we uit hoe u het organiseren van het digitaal documentbeheer concreet aanpakt. We leggen uit wat documentbeheer is, uit welke stappen dit proces bestaat en hoe u elke stap uitvoert. We demonstreren verschillende opensourceprogramma’s die de cursist kunnen helpen bij het documentbeheer.

Leerdoelen

Na het volgen van deze cursus:

• Begrijpt u verschillende vaktermen waaronder documentbeheer, archief, archiefdocument, records continuüm paradigma, selectie, e-depot, OAIS, ISO 15489, substitutie, metadatastandaarden, enz.
• Kent u de verschillende stappen en rollen die voorkomen in het documentbeheer.
• Kan u bepalen welke bestandsformaten men in welke situatie best gebruikt.
• Kan u een mappenstructuur opbouwen voor een digitaal archief en weet u correct bestandnamen, mapnamen en versienummers toe te kennen.
• Weet u welke systemen bij het digitaal documentbeheer gebruikt kunnen worden, zoals DMS, RMA, CMS, Collaboration tools, …
• Kan u de authenticiteit en integriteit van digitale document verzekeren.
• Kan u achterhalen wanneer welke document vernietigd mag worden en hoe ze effectief te vernietigen.
• Kan u digitaal archief bewerken zodat het kan worden opgenomen in een e-depot voor langetermijnbewaring.
• Weet u welke informatiedragers er zijn voor documenten en hoe duurzaam die zijn.

Doelgroep

Verantwoordelijken voor documentbeheer bij kleine organisaties. We denken voornamelijk aan lokale overheden (gemeenten, OCMW’s, polders en wateringen), vzw’s e.d.