Reddingsproject voor kwetsbare kranten van start
Het project Primeur zorgt ervoor dat de inhoud van zeer kwetsbare kranten in Vlaamse erfgoedcollecties wordt veiliggesteld voor de toekomst. Nadat in februari de voorbereiding van start ging staan nu de eerste ladingen klaar voor transport naar de digitaliseringsfirma.
Kranten zijn niet voor de eeuwigheid gedrukt. Schade aan dit kwetsbaar erfgoed door raadpleging of verzuring leidt tot verlies van de inhoud. De Vlaamse Erfgoedbibliotheken en meemoo coördineren daarom Primeur, het krantendigitaliseringsproject binnen GIVE (Gecoördineerd Initiatief voor Vlaamse Erfgoeddigitalisering). In dit artikel leggen we uit hoe we de kranten voorbereiden op digitalisering.
Primeur kadert in het relanceplan Vlaamse Veerkracht en wordt gerealiseerd met de steun van het Europees Fonds voor Regionale Ontwikkeling.
Hoe maak je een krant klaar voor digitalisering?
De voorbereiding van de te digitaliseren kranten is een tijdsintensief maar belangrijk proces. De kranten worden per editie geregistreerd, veilig verpakt en krijgen barcodes om de stukken te kunnen traceren tijdens het digitaliseringsproces. Collega’s van de erfgoedinstellingen worden hierbij ondersteund door projectmedewerkers die op locatie meewerken in het kader van beroepsinlevingsstages.
Registratie
De kranten worden eerst per editie geregistreerd met behulp van de registratietool van meemoo, AMS. De registratie dient enerzijds als gegevensverzameling voor de metadatering die bij het digitaliseringsbedrijf zal gebeuren. Anderzijds geeft het een betrouwbaar beeld van wat er in elke digitaliseringsbatch zit: aantallen, afmetingen, fysieke conditie en aandachtspunten voor digitalisering. Zo weet de leverancier wat hij kan verwachten voordat de kranten bij hem binnen komen.
Registratie op editieniveau is ook nodig voor de ontsluiting en raadpleging door eindgebruikers achteraf. Gedigitaliseerde kranten worden immers opgezocht en doorbladerd per editie. Dit niveau van registratie faciliteert ook een hoog niveau van kwaliteitscontrole tijdens de digitalisering.
Tijdens de registratie verzamelen we informatie over de drager (zoals het plaatskenmerk), inhoudelijke kenmerken (zoals de titel en de publicatiedatum), vormelijke kenmerken (zoals het aantal pagina’s, de afmetingen, de bindwijze en de conditie) en administratieve gegevens (zoals de digitaliseringsstatus). Bij de registratie van opeenvolgende krantenedities zijn veel van die gegevens gelijklopend. Gelukkig laat het registratietool het dupliceren van een record toe, wat veel tijd bespaart.
Labelling
Tegelijk met de registratie worden de kranten gelabeld met barcodes. Dit om de erfgoedstukken tijdens het digitaliseringsproces te kunnen traceren. De barcodes worden uiteraard niet rechtstreeks op de kranten geplakt maar op hun zuurvrije verpakking. Elke editie krijgt een barcode: op een farde (bij losse edities) of op een schutblad (bij gebonden edities). Ook elke verzameldoos en elke transportbox krijgt een barcode.
De barcodes worden bij elke stap van het proces gescand: bij de registratie, bij de verpakking in de verzameldoos, bij het afhalen door de leverancier, bij aankomst bij de leverancier, tijdens de digitalisering, en zo verder — totdat de kranten veilig terug zijn bij de bewaarinstelling zijn. Zo kunnen zowel het projectteam als de leverancier de status en locatie van de kranten traceren.
Verpakking
Om zowel het interne als het externe transport van de kranten optimaal te laten verlopen (lees: met zo weinig mogelijk schokken en trillingen) bundelen we de kranten in verzameldozen. Alle banden en fardes plaatsen we liggend in een gepaste verzameldoos. We vullen de vrije ruimte op met foam, luchtkussens of papier om de kranten stabiliteit te geven. De leverancier levert transportboxen waarin de verzameldozen vastgezet worden voor transport.
De kranten krijgen dus uiteindelijk drie lagen van verpakking: (1) de band of farde, (2) de verzameldoos en (3) de transportdoos. Zo worden ze beschermd tegen bijkomende schade tijdens transport.
Wat digitaliseren we?
Met dit project digitaliseren we tegen eind 2023 zo’n 630.000 pagina’s van ongeveer 80 krantentitels uit acht Vlaamse erfgoedinstellingen:
- ADVN, archief voor nationale bewegingen
- Amsab — Instituut voor sociale geschiedenis
- Bibliotheek Hasselt Limburg
- Erfgoedbibliotheek Hendrik Conscience
- KADOC. Documentatie- en onderzoekscentrum voor religie, cultuur en samenleving
- KU Leuven Bibliotheken
- Openbare Bibliotheek Brugge
- Universiteitsbibliotheek Gent
De focus in Primeur ligt op zeer kwetsbare kranten met een dringende nood aan digitalisering om de inhoud veilig te stellen voor de toekomst.
Sommige stukken zijn zo fragiel door beschadigingen dat een preserverende interventie nodig is voordat ze kunnen getransporteerd en gedigitaliseerd worden. Soms is de eerste pagina bij een editie volledig horizontaal gescheurd. Of kunnen bepaalde delen van de editie niet meer gemanipuleerd worden door een combinatie van scheuren en lacunes. Deze scheuren worden dan (droog) vastgezet met zo weinig mogelijk extern (zuurvrij) materiaal, zodat zeker nog een eenmalige manipulatie mogelijk is. Kranten die echt té fragiel zijn voor transport of digitalisering en die een uitgebreidere behandeling nodig hebben, nemen we echter niet in dit project op.
Wat zijn de volgende stappen?
We lanceerden de aanbesteding voor dit project in januari 2022. Meer informatie over de gunning volgt begin mei. We verwachten tegen de zomer met de gekozen leverancier aan de effectieve digitalisering te kunnen beginnen. Alle geselecteerde titels moeten tegen eind 2023 gedigitaliseerd zijn, waarna meemoo zal zorgen voor de duurzame digitale archivering en ontsluiting. Ondertussen zullen er uiteraard ook steeds kwaliteitscontroles gebeuren op de digitale afbeeldingen en de automatische tekstherkenning (OCR).
We zijn dus maanden vóór de digitalisering begonnen met de voorbereiding van de kranten. Waarom? Door een voorsprong te hebben in de tijdsintensieve registratie en verpakking zorgen we ervoor dat zowel bij de start van de digitalisering als doorheen het project er voldoende materiaal klaar ligt voor het digitaliseringsbedrijf zodat het project niet stil valt.
Gerelateerde projecten
Nieuwe Tijdingen. Landelijk programma voor het behoud van het Vlaamse krantenerfgoed
Parallel met Primeur voert de vzw Vlaamse Erfgoedbibliotheken met hoofdpartner meemoo het project Nieuwe Tijdingen uit. Binnen dit driejarige project werken we samen met collectiebeherende instellingen aan de ontwikkeling van een grootschalig Vlaamse programma voor de digitalisering, ontsluiting en archivering van het bedreigde Vlaamse krantenerfgoed.
Wil je de krantenprojecten volgen? Schrijf je dan in voor onze projectnieuwsbrief.
GIVE (Gecoördineerd Initiatief voor Vlaamse Erfgoeddigitalisering)
Primeur maakt deel uit van het parapluproject GIVE, gecoördineerd door meemoo. Naast de digitalisering van historische kranten trekt meemoo binnen GIVE ook een aantal andere initiatieven, inclusief de digitalisering van fotografische glasplaten en topstukken, en onderzoek naar de mogelijkheden voor het automatisch toekennen van metadata aan het audiovisuele materiaal in het meemoo-archief.
