Terugblik op de collegagroep Behoud en Beheer

Op 19 maart ontmoetten zo’n dertig collega’s elkaar bij de Universiteitsbibliotheek Gent voor de elfde bijeenkomst van de collegagroep Behoud en Beheer van bibliothecaire en documentaire collecties. Het thema was deze keer verhuizen.

Kleurrijk verhuizen

In volle coronatijden verhuisde het KMSKA haar bibliotheek- en archiefcollectie van het FelixArchief naar het gerenoveerde KMSKA-gebouw. Terwijl de fysieke verhuis door een verhuisfirma één week in beslag nam, duurde de voorbereiding veel langer. De hele collectie werd ontstoft en opgemeten en de jaarlijkse aangroei werd bepaald, zodat voldoende ruimte voor de toekomst kon worden voorzien. Er werd ook rekening gehouden met de ‘opdikking’ van de collectie door (her)verpakking. Al die zuurvrije verpakking neemt immers ook ruimte in. De nieuwe depots werden vooraf uitgebreid gemonitord qua klimaat en nauwgezet geïnspecteerd.

Om de verhuis zo snel mogelijk te laten verlopen werden doorheen heel de collectie kleurencodes aangebracht, die overeenkwamen met de kleuren op het grondplan van de nieuwe locatie. Tekeningen gaven instructies aan de verhuizers om een vinger of een vuist ruimte vrij te houden op de plank. De hele collectie werd ‘van achter naar voren’ verhuisd in éénmeterbakken: de achterste delen gingen eerst in de verhuiswagen, zodat de voorste delen vooraan kwamen te staan en bij aankomst in het nieuwe magazijn als eerste naar hun nieuwe bestemming konden.

State-of-the-art depot

De Koninklijke Bibliotheek van Nederland verhuist vanaf 2026 haar hele collectie naar een state-of-the-art depot. Dat nieuwe depot zal volledig geautomatiseerd zijn naar analogie met depots zoals die van grote pakjesdiensten. Hierdoor kan de omgeving zuurstofarm gemaakt worden, wat het risico op insecten en brand sterk vermindert. Het klimaat in deze passiefbouw is bovendien heel stabiel en de opslag kan uitermate compact, wat veel ruimte uitspaart. Even gezellig op goed geluk bladeren door de collectie zit er helaas wel niet meer in.

Wie wil kan al een virtueel kijkje nemen in het toekomstige magazijn.

Om de verhuis van 120 strekkende km boeken, kranten en tijdschriften mogelijk te maken in drie jaar tijd, is de KB Den Haag volop aan het voorbereiden. De collectie wordt schoongemaakt, alles wordt voorzien van een barcode en geregistreerd en de meest kwetsbare stukken worden verpakt. De aanwezige collega’s waren allemaal bijzonder jaloers op de dozenmachine, die snel en eenvoudig verpakkingen op maat kan maken. In 2029 moet dit ambitieuze project afgerond zijn.

15 jaar verhuizen

Voor de Universiteitsbibliotheek Gent is verhuizen intussen dagelijkse kost. Sinds 2009 zijn er voortdurend verhuisbewegingen aan de gang: van de te renoveren Boekentoren naar het nieuwe ondergrondse depot en van de vakgroepbibliotheken naar de vernieuwde toren. De sleutel tot al dat verhuizen? Formaatplaatsing volgens 14 verschillende formaten, ontdubbelen en standplaatsregistratie. Elk item kreeg een eigen barcode, die gelinkt wordt aan een zuurvrije doos en aan een plankbarcode.

Om de boeken tijdens de verhuis te beschermen definieerde men negen acties, die elk een eigen kleurcode kregen. Door bij elk boek een kaart te steken in het kleur van de vereiste actie kon men op voorhand perfect inschatten hoeveel linten, zuurvrije dozen, stofmappen, enveloppen … er nodig waren.

De Belvedère van de Universiteitsbibliotheek Gent was de prachtige locatie van deze bijeenkomst. Dat betekent dat de collega’s ook met eigen ogen het resultaat van al dat verhuiswerk konden aanschouwen. Als afsluiting van de dag bezochten we het ondergrondse depot en de gerenoveerde Boekentoren. Om het klimaat te beheersen in dit beschermde monument was de installatie van een box-in-a-box nodig.